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소규모 기업을 위한 디지털 회계의 중요성 | 오늘날의 디지털 회계

목차

회계 디지털화 소개

역사적 맥락:

디지털 회계 시스템의 도입은 기업 경영의 진화에 결정적인 계기를 마련했습니다. 과거에는 수작업으로 이루어지던 프로세스가 현대 기술로 대체되고 있습니다. 이러한 변화를 통해 특히 중소기업은 회계 프로세스를 보다 성공적으로 구성하고 디지털 시대의 요구사항에 더 잘 적응할 수 있습니다.

이 프로세스는 1980년대에 컴퓨터와 전자 데이터 처리의 도입으로 시작되었으며, 이후 수십 년 동안 기하급수적으로 성장하여 오늘날에는 누구도 피할 수 없는 상황이 되었습니다.

기술 발전 :

소프트웨어 솔루션과 클라우드 기술의 급속한 발전은 회계의 디지털화를 주도했습니다. 이제 기업가들은 재무 데이터를 안전하게 관리할 수 있는 사용자 친화적인 도구에 액세스할 수 있습니다. 이러한 기술 발전은 보다 정확하고 투명하며 신속한 회계를 위한 길을 열어줍니다.

효율성 및 경쟁 우위 | 클라우드 컴퓨팅:

문서 처리와 같은 반복적인 작업을 자동화하면 효율성이 높아집니다. 이러한 효율성 향상을 활용하는 기업은 전략적 비즈니스 측면에 더 집중할 수 있습니다. 이는 디지털 회계 도구의 최적화된 사용을 통해 경쟁 우위를 확보할 수 있게 해줍니다.

결정적인 이점:

  1. 어디서나 액세스하세요:
    클라우드 기반 회계 솔루션을 사용하면 인터넷이 연결된 전 세계 어디에서나 재무 데이터에 액세스할 수 있습니다. 팀원이나 세무사가 위치에 관계없이 최신 회계 정보에 액세스할 수 있으므로 협업이 용이해집니다. 이동성은 워크플로우의 유연성과 효율성을 촉진합니다.
  2. 자동 업데이트 및 확장성:
    클라우드 플랫폼은 사용자가 수동으로 개입할 필요 없이 사전 프로그래밍된 소프트웨어 업데이트를 제공합니다. 따라서 기업은 항상 최신 기능과 보안 패치를 사용할 수 있습니다. 또한 클라우드 솔루션의 확장성 덕분에 하드웨어나 소프트웨어를 추가할 필요 없이 회사의 성장에 따라 쉽게 적응할 수 있습니다.
  3. 데이터 무결성 및 보안:
    클라우드 서비스 제공업체는 데이터 무결성과 보안을 매우 중요하게 생각합니다. 데이터는 보안 수준이 높은 데이터 센터에 저장되며 암호화 기술로 보호됩니다. 정기적인 보안 점검과 백업은 데이터 손실의 위험을 최소화합니다. 클라우드 솔루션은 전문 지식과 전문화된 인프라를 활용할 수 있기 때문에 로컬 시스템에 비해 데이터 보안이 강화되는 경우가 많습니다.

회사를 위한 디지털 회계의 이점

디지털 회계로 시간과 비용을 절약하세요:

디지털화를 통해 기업은 상당한 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 회계 프로세스를 자동화하면 수작업이 줄어들어 효율성이 향상됩니다. 이는 결국 비용 절감으로 이어지고 리소스를 보다 목표에 맞는 방식으로 활용할 수 있게 해줍니다. 세무사 또는 급여 부서와의 협업도 완전히 자동화할 수 있습니다.

시간!

모든 영수증과 문서(수신 및 발신 송장, 현금 장부, 은행 문서, 신용카드 명세서 등)에 대한 데이터 액세스가 몇 초 만에 이루어지므로 시간이 크게 절약됩니다.

물론 디지털 회계 도입 시 비용 및 시간 절감 효과는 회사의 규모, 회계 소프트웨어의 유형, 개별 요구사항, 자동화 정도에 따라 크게 달라지기 때문에 정확한 수치를 제시하기는 어렵습니다. 하지만 일반적인 추세와 추정치는 있습니다:

  • 더 빠른 데이터 수집: 
    데이터 입력 프로세스의 자동화는 수동 데이터 입력에 비해 회계 워크플로우의 속도를 크게 높여줍니다.
  • 보다 효율적인 보고: 
    디지털 회계 시스템 덕분에 재무 보고서와 분석의 생성이 더 빠르고 정확해졌습니다. 사용자는 버튼 하나만 누르면 최신 보고서를 불러올 수 있습니다.
  • 가속화된 튜닝: 
    자동화된 은행 조정을 통해 거래를 더 빠르고 정확하게 조정할 수 있으므로 수동 조정 프로세스에 소요되는 시간이 단축됩니다.

비용 절감:

  • 인건비 절감: 
    반복되는 작업을 자동화하면 데이터 입력과 수작업 기록에 드는 인건비를 크게 줄일 수 있습니다.
  • 오류율 감소:
    디지털화 프로세스는 게시 및 보고 시 실수로 이어질 수 있는 인적 오류를 최소화합니다. 이를 통해 잘못된 회계 또는 세금 오류로 인한 잠재적 비용을 줄일 수 있습니다.
  • 종이 및 인쇄 비용 절감 / 더 이상 보관할 필요가 없습니다: 
    디지털화는 실물 문서와 인쇄물의 필요성을 줄여 사무용품 분야의 비용 절감으로 이어집니다.

여기 링크 를 참조하세요.

금융 부문의 실시간 분석 및 의사 결정:

디지털 회계 시스템은 재무 데이터에 대한 실시간 분석을 제공합니다. 이를 통해 기업은 최신 정보를 바탕으로 근거에 입각한 의사결정을 내릴 수 있습니다. 이러한 신속하고 정확한 의사 결정 능력은 역동적인 비즈니스 환경에서 민첩성과 대응력을 향상시킵니다.

실시간 데이터 처리

금융 부문에서 실시간 데이터 처리는 매우 중요합니다. 금융 기관은 시장 데이터, 거래 및 기타 관련 정보를 실시간으로 지속적으로 분석함으로써 변화에 빠르게 대응할 수 있습니다. 이를 통해 의사결정권자가 최신 데이터를 바탕으로 독립적으로 작업하고 근거에 입각한 신속한 의사결정을 내릴 수 있으므로 위험과 기회를 정확하게 평가할 수 있습니다.

자동 트레이딩 알고리즘:

금융 부문에서 실시간 분석을 통해 자동 트레이딩 알고리즘을 구현할 수 있습니다. 이러한 알고리즘은 고급 분석 기법을 사용해 패턴과 추세를 실시간으로 인식하고 이를 바탕으로 자동으로 트레이딩 결정을 내립니다. 이를 통해 효율성을 최적화할 뿐만 아니라 인적 오류도 최소화할 수 있습니다. 이러한 알고리즘이 작동하는 속도는 단기 시장 변동에 대응하고 경쟁 우위를 확보하는 데 매우 중요합니다.

실시간 위험 관리:

금융 분야에서는 위험을 조기에 인지하고 관리하는 것이 가장 중요합니다. 금융 기관은 실시간 분석을 통해 포트폴리오의 리스크를 지속적으로 모니터링하고 평가할 수 있습니다. 이를 통해 잠재적 위협을 사전에 파악하여 포트폴리오 구성을 신속하게 조정할 수 있습니다. 따라서 실시간 리스크 관리는 재정적 손실을 최소화하고 포트폴리오의 안정성을 보장하는 데 도움이 됩니다.

종이 없는 회계의 데이터 보안 및 무결성:

디지털화는 금융 데이터의 보안과 무결성을 강화합니다. 고급 암호화 기술과 액세스 제어를 사용하면 민감한 정보의 기밀성이 보장됩니다. 이는 데이터 손실, 오용 및 기타 보안 위험으로부터 소규모 기업을 보호합니다.

소프트웨어 옵션 및 선택 기준 | 회계 소프트웨어

다양한 소프트웨어 솔루션/회계 프로그램:

다양한 디지털 회계 솔루션은 중소기업에 폭넓은 선택권을 제공합니다. 클라우드 기반 플랫폼, 통합 시스템, 전문 소프트웨어는 다양한 요구사항을 해결합니다. 기업은 비즈니스에 가장 적합한 소프트웨어를 선택하기 위해 구체적인 요구사항을 분석해야 합니다. 이 과정에서 기업은 적절한 복식부기의 원칙을 영구적으로 준수해야 합니다.

회계 업무를 디지털화하여 시간과 비용을 절약하세요!

중소기업을 위한 일부 선정 프로그램의 시나리오

1 DATEV:

DATEV 는 독일의 선도적인 회계 소프트웨어로, 세무사와 고객의 요구에 특별히 맞춤화되어 있습니다. 이 플랫폼은 기업과 세무사 간의 디지털 협업을 가능하게 하고, 회계 프로세스를 독립적으로 만들며, 재무 계획과 투명성 향상을 위한 다양한 기능을 제공합니다.

"Datev Unternehmen Online" 프로그램 모듈을 사용하면 기업은 기장 준비의 일환으로 기록과 문서를 종이가 아닌 전자 형식으로 세무 컨설턴트에게 전송할 수 있습니다.

이렇게 하면 많은 시간을 절약하고 비용을 절감할 수 있습니다.

다음 동영상에서는 가능한 절차에 대해 설명합니다:



DATEV 미텔스탠드를 사용한 디지털 문서 게시

DATEV 미텔스탠드를 사용한 디지털 문서 게시


두 번째 의제

아젠다 는 데이터 입력을 위한 명확한 플랫폼을 제공합니다. 사용자는 송장 및 영수증을 포함한 재무 데이터를 소프트웨어에 직접 입력합니다. 금액 및 계좌 번호와 같은 데이터의 특정 인식 기능을 사용하여 정확성을 높일 수 있습니다.

이 소프트웨어를 사용하면 기록된 데이터를 효율적으로 분류하고 계정을 할당할 수 있습니다. 기업은 사전 정의된 규칙을 정의하여 특정 거래를 올바른 계정에 자동으로 할당할 수 있습니다. 이 단계는 수동 개입을 최소화하고 일관된 회계 처리를 촉진합니다.

아젠다는 전자 은행 조정을 지원합니다. 은행 거래를 기록된 회계 데이터와 비교하여 차이점을 빠르게 인식하고 수정할 수 있습니다. 이를 통해 재무 데이터의 정확성을 높이고 수작업으로 조정하는 시간을 절약할 수 있습니다.

3. Lexware:

Lexware 는 중소기업을 위한 다양한 회계 제품을 제공합니다. 사용자 친화적인 인터페이스를 갖춘 Lexware는 디지털 회계를 더 쉽게 만들고 급여 회계, 주문 처리 및 기타 비즈니스 관리 요구 사항을 위한 솔루션도 제공합니다.

4. QuickBooks:

QuickBooks는 중소기업에 특히 적합한 인기 있는 회계 소프트웨어입니다. 이 플랫폼을 사용하면 인보이스 발행, 비용 추적, 재무 보고 등의 회계 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 클라우드 통합으로 어디서나 액세스할 수 있습니다.

5. 세이지 50클라우드:

세이지 50클라우드는 중소기업을 위한 종합 회계 소프트웨어입니다. 클라우드 기반 버전은 다양한 장치에서 액세스할 수 있고, 자체적으로 실행되는 은행 조정 및 송장 발행은 물론 재고 관리 및 재무 분석 기능을 제공합니다.

사용자 친화성 및 교육:

선택 기준은 소프트웨어의 사용자 친화성을 강조해야 합니다. 직관적인 인터페이스와 이해하기 쉬운 기능으로 일상 업무에 쉽게 통합할 수 있어야 합니다. 팀이 소프트웨어를 효과적으로 사용하고 최대한의 이점을 얻을 수 있도록 직원을 위한 포괄적인 교육이 중요합니다.

통합 및 확장성:

디지털 회계를 기존 비즈니스 프로세스에 원활하게 통합하는 것은 필수적입니다. 기업은 선택한 소프트웨어가 확장성이 있고 증가하는 요구사항에 적응할 수 있는지 확인해야 합니다. 다른 비즈니스 애플리케이션과 통합할 수 있는 기능은 전반적인 효율성과 데이터 일관성을 향상시킵니다.

직원에 대한 구현 및 교육은 매우 중요합니다.

구조화된 구현 계획, Gobd 준수, 보존 기간:

디지털 전략을 성공적으로 도입하려면 체계적인 실행 계획이 필요합니다. 기업은 원활한 전환을 위해 명확한 단계를 정의해야 합니다. 여기에는 데이터 마이그레이션, 소프트웨어 구성, 프로세스 변경 정의 등이 포함됩니다. 신중한 실행 계획은 운영 중단을 최소화하고 원활한 전환을 보장합니다.

종합적인 교육:

직원 교육은 성공의 핵심 요소. 기업은 팀이 새로운 소프트웨어의 기능을 이해하고 효과적으로 사용할 수 있도록 해야 합니다. 교육은 온라인과 현장 모두에서 실시할 수 있으며, 직원의 필요에 맞게 진행해야 합니다. 지속적인 교육을 통해 팀이 항상 최신 기능과 모범 사례를 숙지할 수 있도록 해야 합니다.

직원들이 회계 디지털화 도입에 참여하지 않고 포괄적인 교육을 받지 않는다면, 당신은 패배한 것입니다!

물론 이 과정은 모든 새로운 동료들도 참여해야 하는 지속적인 과정입니다.

피드백 및 사용자 지정 > 워크플로 > 실무 회계:

구현하는 동안 피드백을 위한 열린 커뮤니케이션 채널이 필수적입니다. 직원의 피드백은 소프트웨어가 조직의 요구 사항을 충족하는지 확인하고 조정하는 데 사용될 수 있습니다. 이러한 반복적인 프로세스는 직장 내 디지털화에 대한 직원들의 긍정적인 태도를 촉진합니다.

가능한 절차는 다음과 같습니다:

  1. 데이터 준비:
    디지털 회계 프로세스는 재무 데이터를 신중하게 준비하는 것으로 시작됩니다. 여기에는 영수증, 송장 및 기타 관련 문서 수집이 포함됩니다. 이 단계에서는 이미 문서 인식 도구를 사용하여 종이 문서에서 정보를 추출하는 것으로 자동화를 시작할 수 있습니다.
  2. 디지털화 및 기록:
    실물 영수증은 디지털 형식으로 변환됩니다. 기업은 스캐너나 모바일 앱을 사용하여 송장과 영수증을 디지털화합니다. 그런 다음 캡처한 데이터를 회계 소프트웨어에 업로드합니다. 여기서 OCR(광학 문자 인식)과 수동 검증을 결합하면 정확성을 보장할 수 있습니다. 폴더에 문서를 보관하던 기존 방식에서 종이 없는 회계로 전환하는 과정이 바로 여기서 시작됩니다.
  3.  자동화된 데이터 수집:
    최신 회계 소프트웨어는 많은 데이터 캡처 작업을 최적화합니다. AI 지원 시스템은 거래를 분류하고, 금액을 할당하고, 게시 기록을 생성할 수 있습니다. 이를 통해 인적 오류를 최소화하고 효율성을 높일 수 있습니다. 소프트웨어를 정기적으로 업데이트하면 고급 자동 실행 기능을 사용할 수 있습니다.
  4. 분류 및 분류:
    디지털 방식으로 기록된 데이터는 자동으로 분류 및 분류됩니다. 소프트웨어는 거래를 올바른 계정에 할당하여 정확한 게시를 보장합니다. 기업은 사전 정의된 규칙을 정의하여 특정 요구사항에 맞게 자동화 프로세스를 맞춤 설정할 수 있습니다.
  5. 은행 계좌 및 결제 플랫폼과 통합:
    회계 소프트웨어는 은행 계좌 및 결제 플랫폼과 원활하게 통합할 수 있습니다. 이를 통해 결제 시 거래를 신속하게 조정하고 수입과 지출을 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 결제 서비스 제공업체와의 통합으로 금융 거래에 대한 실시간 개요를 제공합니다.
  6. 재무 보고서 및 기타 분석 준비:
    디지털 회계 데이터는 재무 보고서 작성의 기초가 됩니다. 기업은 최신 정보를 쉽게 다운로드하고 맞춤형 보고서를 생성할 수 있습니다. 이를 통해 경영진은 정보에 입각한 의사결정을 내릴 수 있고 세무서에 제출할 보고서를 준비할 때 법적 요건을 쉽게 준수할 수 있습니다.
  7. 세금 규정 준수:
    디지털 회계 시스템은 세금 규정을 준수하는 데 도움이 됩니다. 버튼 하나만 누르면 납세 의무를 계산하고 세금 목적에 맞는 의미 있는 보고서를 작성할 수 있습니다. 전자 형식의 스캔 문서와 기타 데이터를 빠르게 검색할 수 있어 세무 감사도 더 쉬워집니다.
  8. 백업 및 아카이빙:
    디지털 회계 데이터의 백업과 아카이빙은 복식부기의 경우 매우 중요합니다. 독일 일반회계원칙(Gobd)의 모든 기준을 준수하고 보존 기간을 보장하는 것이 중요합니다. 정기적인 백업은 데이터 손실을 방지하고, 아카이빙은 보존 의무를 준수하도록 보장합니다. 클라우드 기반 솔루션은 안전하고 액세스 가능한 스토리지 옵션을 제공합니다.
  9. 모니터링 및 분석:
    재무 데이터를 실시간으로 모니터링하면 기업은 재무 상황을 정확하게 파악할 수 있습니다. 분석을 통해 추세를 파악하고 예측을 생성할 수 있습니다. 이러한 인사이트는 전략 계획과 비즈니스 리스크 관리에 유용합니다.
  10. 감사 및 테스트:
    디지털 회계 시스템은 외부 감사와 내부 검토를 용이하게 합니다. 디지털 기록에 대한 접근성이 높아져 감사 프로세스의 속도가 빨라집니다. 변경 사항의 추적 가능성은 재무 데이터의 무결성을 보장하고 규정 준수에 기여합니다.

소규모 기업의 성공 사례

인공 지능을 사용한 클라우드 기반 애플리케이션의 통합은 많은 이점을 제공합니다:

효율성 향상 및 시간 절약:

많은 기업가들이 디지털화를 통해 인상적인 효율성 향상을 달성했습니다. 반복적인 작업을 자동화함으로써 시간을 크게 절약할 수 있었습니다. 수작업 오류를 줄임으로써 재무 데이터의 정확성이 향상되어 더 나은 정보에 기반한 의사 결정과 지속 가능한 비즈니스 개발로 이어졌다는 사례도 있습니다.

투명성 및 협업 개선, 모든 것이 정돈되어 있나요?

성공한 기업들은 향상된 투명성을 강조합니다. 재무 데이터를 실시간으로 공유하고 분석할 수 있는 능력은 팀 내 및 외부 이해관계자와의 협업을 촉진합니다. 이를 통해 변화에 독립적이고 신속하게 대응하고 올바른 정보를 바탕으로 전략적인 비즈니스 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

확장성 및 성장:

이를 성공적으로 구현한 기업들은 종종 확장성이 향상되었다고 보고합니다. 디지털 시스템의 유연성 덕분에 효율성을 잃지 않으면서도 회사의 성장에 보조를 맞출 수 있습니다. 이러한 성공 사례는 지속 가능한 성장을 촉진하는 데 있어 디지털 회계의 역할을 강조합니다.

과제 및 솔루션

변화에 대한 저항:

디지털 회계를 도입할 때 가장 큰 어려움 중 하나는 직원들의 변화에 대한 잠재적 저항입니다. 기업은 열린 소통을 통해 두려움을 해소하고 디지털화를 통한 분명한 개선점을 강조하는 데 집중해야 합니다. 교육과 지원은 전환을 용이하게 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

복식부기의 보안에 대한 우려가 있으신가요?

디지털 데이터가 증가함에 따라 보안 문제도 증가하고 있습니다. 기업은 암호화 및 액세스 제어와 같은 강력한 보안 조치를 구현해야 합니다. 직원들은 민감한 데이터를 의식적으로 다루도록 교육받아야 합니다. 투명한 보안 정책과 정기적인 감사가 중요합니다.

기술적인 어려움이 있으신가요?

소프트웨어 비호환성 또는 시스템 장애와 같은 기술적 문제가 발생할 수 있습니다. 소프트웨어 제공업체의 원활한 지원과 명확한 에스컬레이션 프로세스가 중요합니다. 또한 기업은 소프트웨어가 최신 표준을 준수하는지 확인하기 위해 정기적인 업데이트에 주의를 기울여야 합니다.

향후 개발 및 트렌드

 

회계 분야의 인공 지능(AI):

회계 소프트웨어에 AI를 통합하는 것은 최근 떠오르는 트렌드입니다. AI는 반복적인 작업을 완전히 대신하고, 패턴을 인식하며, 근거에 입각한 예측을 할 수 있습니다. 앞으로의 발전은 효율성을 더욱 높이고 기업이 데이터에 기반한 의사결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

블록체인 기술:

블록체인은 점점 더 투명하고 안전한 회계 방법으로 인식되고 있습니다. 미래의 소프트웨어 솔루션은 블록체인 기술을 사용하여 재무 데이터의 투명성, 무결성, 보안을 극대화할 수 있습니다.

다른 사업부, 비즈니스 파트너, 세무 컨설턴트와의 통합:

향후 디지털 회계의 발전은 다른 비즈니스 영역과의 원활한 통합에 점점 더 초점을 맞출 것입니다. 기업은 회계, 영업, 마케팅 등을 연결하는 통합 플랫폼을 통해 총체적인 비즈니스 관리가 가능해질 수 있습니다.

디지털 회계를 위한 팁 | 장단점 비교하기

모든 스위처를 위한 3가지 기본 팁 | 회사를 위한 혜택

  1. 직원에 대한 철저한 교육
  2. 안전한 데이터 마이그레이션 및 백업 전략
  3. 정기 업데이트 및 사용자 지정

사례 연구

이 과정을 거친 한 세무 컨설팅 회사의 사례 연구에서는 구현 과정에서 가장 큰 실수 3가지를 꼽았습니다:



DATEV를 통한 디지털화의 3가지 치명적인 실수 - 크리스토프 존 교수와의 인터뷰

DATEV를 통한 디지털화의 3가지 치명적인 실수 - 크리스토프 존 교수와의 인터뷰


결론 | 회계 디지털화

이제 문제를 해결해야 할 때입니다. 내일로 미루지 말고 가급적이면 오늘 당장 해결해야 합니다. 이 시류에 편승하지 않는 기업은 중기적으로 손해를 보게 될 것입니다.

기회와 발생 가능한 위험을 인식하고 이 과정에 모든 이해관계자를 참여시키는 것이 중요합니다.

저를 대신하여 마지막 문장입니다. 회계의 기본을 처음부터 배우고 실제로 디지털 구현을 마스터하고 싶다면 다음을 살펴보는 것이 좋습니다. 코스어느 패키지구매 가이드(오른쪽 상단의 빨간색 버튼)를 살펴보거나, 재미있는 친구이자 다양한 언어를 구사하는 채팅 봇 모조(오른쪽 하단)와 간단한 대화를 나눌 수 있습니다.

 

랄프 훈데르트마크
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