+49 (30) 120 899 27Навчальна платформа

Важливість цифрового обліку для малого бізнесу | Цифровий облік сьогодні

Зміст

Вступ до діджиталізації бухгалтерського обліку

Історичний контекст:

Впровадження цифрових систем обліку знаменує собою вирішальний крок в еволюції корпоративного управління. Історично ручні процеси замінюються сучасними технологіями. Ця зміна дозволяє малим та середнім компаніям, зокрема, більш успішно організувати свої облікові процеси та краще адаптуватися до вимог цифрової епохи.

Цей процес розпочався у 1980-х роках із запровадженням комп'ютерів та електронної обробки даних, який зростав у геометричній прогресії протягом наступних десятиліть і якого ніхто не може уникнути сьогодні.

Технологічний прогрес :

Стрімкий розвиток програмних рішень та хмарних технологій спричинив діджиталізацію бухгалтерського обліку. Підприємці тепер мають доступ до зручних інструментів, які дозволяють їм безпечно керувати фінансовими даними. Цей технологічний прогрес прокладає шлях до більш точного, прозорого та швидкого обліку.

Ефективність та конкурентна перевага | Хмарні обчислення:

Автоматизація повторюваних завдань, таких як обробка документів, підвищує ефективність. Компанії, які використовують цей приріст ефективності, мають більше можливостей зосередитися на стратегічних аспектах бізнесу. Це дає їм конкурентну перевагу, яка досягається завдяки оптимізованому використанню цифрових інструментів обліку.

Вирішальні переваги:

  1. Доступ звідусіль:
    Хмарні бухгалтерські рішення дозволяють отримати доступ до фінансових даних з будь-якої точки світу, де є інтернет-зв'язок. Це полегшує співпрацю, оскільки члени команди або податкові консультанти можуть отримати доступ до актуальної бухгалтерської інформації незалежно від свого місцезнаходження. Мобільність сприяє гнучкості та ефективності робочого процесу.
  2. Автоматичні оновлення та масштабованість:
    Хмарні платформи пропонують заздалегідь запрограмовані оновлення програмного забезпечення без необхідності втручання користувача вручну. Це гарантує, що компанії завжди використовують найновіші функції та патчі безпеки. Крім того, масштабованість хмарних рішень дозволяє легко адаптуватися до зростання компанії без потреби в додатковому обладнанні або програмному забезпеченні.
  3. Цілісність і безпека даних:
    Постачальники хмарних послуг надають великого значення цілісності та безпеці даних. Дані зберігаються у високозахищених центрах обробки даних і захищені технологіями шифрування. Регулярні перевірки безпеки та резервне копіювання мінімізують ризик втрати даних. Хмарні рішення часто пропонують більший рівень безпеки даних порівняно з локальними системами, оскільки вони можуть спиратися на експертні знання та спеціалізовану інфраструктуру.

Переваги цифрового обліку для вашої компанії

Заощаджуйте час і гроші за допомогою цифрового обліку:

Оцифрування дозволяє компаніям заощаджувати значну кількість часу та грошей. Завдяки автоматизації облікових процесів зменшується кількість ручної роботи, що призводить до підвищення ефективності. Це, в свою чергу, призводить до зниження витрат і дозволяє використовувати ресурси більш цілеспрямовано. Співпраця з податковим консультантом або бухгалтерією також може бути повністю автоматизована.

Час!

Доступ до даних усіх квитанцій та документів (вхідні та вихідні рахунки, касова книга, банківські документи, виписки з кредитних карток тощо) відбувається за частки секунди, що призводить до величезної економії часу.

Звичайно, важко назвати точні цифри економії коштів і часу при впровадженні цифрового обліку, оскільки це значною мірою залежить від розміру компанії, типу бухгалтерського програмного забезпечення, індивідуальних вимог і ступеня автоматизації. Однак існують загальні тенденції та оцінки:

  • Швидше збирати дані: 
    Автоматизація процесів введення даних значно прискорює робочий процес бухгалтерського обліку порівняно з ручним введенням даних.
  • Більш ефективна звітність: 
    Завдяки цифровим системам бухгалтерського обліку створення фінансових звітів та аналізів відбувається швидше і точніше. Користувачі можуть отримати актуальні звіти одним натисканням кнопки.
  • Прискорене налаштування: 
    Автоматизовані банківські звірки дозволяють швидше і точніше узгоджувати транзакції, скорочуючи час, необхідний для ручних процесів звірки.

Економія коштів:

  • Зменшення витрат на персонал: 
    Автоматизувавши повторювані завдання, можна значно скоротити витрати на персонал, пов'язані з введенням даних і ручним обліком.
  • Нижчий рівень помилок:
    Процеси оцифрування зводять до мінімуму людські помилки, які можуть призвести до помилок у проводках і звітності. Це може зменшити потенційні витрати, пов'язані з неправильним веденням бухгалтерського обліку або податковими помилками.
  • Нижчі витрати на папір та друк / більше ніяких архівів: 
    Оцифрування зменшує потребу у фізичних документах та друкованих матеріалах, що призводить до економії витрат на канцелярське приладдя.

Ось тут Посилання на цю тему.

Аналіз та прийняття рішень у фінансовому секторі в режимі реального часу:

Цифрові системи бухгалтерського обліку дозволяють аналізувати фінансові дані в режимі реального часу. Це дозволяє компаніям приймати обґрунтовані рішення на основі найсвіжішої інформації. Здатність приймати швидкі та точні рішення підвищує гнучкість і швидкість реагування в динамічному бізнес-середовищі.

Обробка даних у реальному часі

Обробка даних у режимі реального часу має вирішальне значення у фінансовому секторі. Постійно аналізуючи ринкові дані, транзакції та іншу важливу інформацію в режимі реального часу, фінансові установи можуть швидко реагувати на зміни. Це дає змогу точно оцінювати ризики та можливості, оскільки особи, які приймають рішення, можуть самостійно працювати з актуальними даними та приймати швидкі, обґрунтовані рішення.

Автоматизовані торгові алгоритми:

Аналіз у реальному часі у фінансовому секторі дозволяє впроваджувати автоматизовані торгові алгоритми. Ці алгоритми використовують передові методи аналізу для розпізнавання закономірностей і тенденцій в режимі реального часу і автоматично приймають торгові рішення на їх основі. Це не тільки оптимізує ефективність, але й мінімізує людські помилки. Швидкість, з якою працюють такі алгоритми, має вирішальне значення для реагування на короткострокові коливання ринку та отримання конкурентної переваги.

Управління ризиками в режимі реального часу:

У фінансовому секторі розпізнавання та управління ризиками на ранній стадії є надзвичайно важливим. Аналіз у режимі реального часу дозволяє фінансовим установам постійно відстежувати та оцінювати ризики у своїх портфелях. Це уможливлює проактивне виявлення потенційних загроз, що, в свою чергу, призводить до швидкого коригування складу портфеля. Таким чином, управління ризиками в режимі реального часу допомагає мінімізувати фінансові втрати та забезпечити стабільність портфеля.

Безпека даних та цілісність безпаперового обліку:

Оцифрування підвищує безпеку та цілісність фінансових даних. Використання передових технологій шифрування та контролю доступу забезпечує конфіденційність конфіденційної інформації. Це захищає невеликі компанії від втрати даних, зловживань та інших ризиків безпеки.

Варіанти програмного забезпечення та критерії вибору | Бухгалтерське програмне забезпечення

Різноманітність програмних рішень / бухгалтерських програм:

Різноманітність цифрових бухгалтерських рішень пропонує малим і середнім компаніям широкий вибір. Хмарні платформи, інтегровані системи та спеціалізоване програмне забезпечення відповідають різним вимогам. Компанії повинні проаналізувати свої конкретні потреби, щоб вибрати найбільш підходяще програмне забезпечення для свого бізнесу. При цьому вони назавжди зобов'язані дотримуватися принципів правильного ведення бухгалтерського обліку за системою подвійного запису

Оцифруйте бухгалтерський облік у своїй практиці - заощаджуйте час та гроші!

Сценарії деяких вибраних програм для малих та середніх підприємств

1 ДЕНЬ:

ДАТЕВ є провідним програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку в Німеччині, спеціально розробленим для потреб податкових консультантів та їхніх клієнтів. Платформа забезпечує цифрову співпрацю між компаніями та податковими консультантами, робить бухгалтерські процеси незалежними та пропонує численні функції для фінансового планування та більшої прозорості.

За допомогою програмного модуля "Datev Unternehmen Online" компанії можуть передавати податковому консультанту записи та документи в електронному вигляді, а не на папері, в рамках підготовчої бухгалтерії.

Це економить багато часу та допомагає зменшити витрати.

У наступному відео описана можлива процедура:



Розміщення цифрових документів за допомогою DATEV Mittelstand

Розміщення цифрових документів за допомогою DATEV Mittelstand


2-й порядок денний

Порядок денний забезпечує чітку платформу для введення даних. Користувачі вводять свої фінансові дані, включаючи рахунки та квитанції, безпосередньо в програму. Певні функції розпізнавання даних, такі як суми та номери рахунків, можна використовувати для підвищення точності.

Програмне забезпечення дозволяє ефективно класифікувати та розподіляти записані дані по рахунках. Компанії можуть визначати заздалегідь встановлені правила для автоматичного віднесення певних операцій до правильних рахунків. Цей крок мінімізує ручне втручання та сприяє послідовному веденню обліку.

Agenda підтримує електронну звірку банківських операцій. Банківські транзакції порівнюються із записаними бухгалтерськими даними, що дозволяє швидко розпізнавати та виправляти розбіжності. Це сприяє підвищенню точності фінансових даних та економить час під час ручної звірки.

3. Lexware:

Lexware пропонує різноманітні бухгалтерські продукти для малих та середніх підприємств (МСП). Завдяки зручним інтерфейсам Lexware полегшує ведення цифрового обліку, а також пропонує рішення для розрахунку заробітної плати, обробки замовлень та інших потреб управління бізнесом.

4. QuickBooks:

QuickBooksрозроблена компанією Intuit, є популярним бухгалтерським програмним забезпеченням, яке особливо підходить для МСП. Платформа дозволяє автоматизувати бухгалтерські процеси, включаючи виставлення рахунків, відстеження витрат та фінансову звітність. Хмарна інтеграція забезпечує доступ звідусіль.

5. Шавлія 50-хмарна:

Sage 50cloudраніше Sage 50, є комплексним бухгалтерським програмним забезпеченням для малих і середніх компаній. Хмарна версія пропонує доступ з різних пристроїв, самостійну звірку банківських рахунків та виставлення рахунків, а також функції для управління запасами та фінансового аналізу.

Зручність користування та навчання:

Критерії відбору повинні підкреслювати зручність програмного забезпечення для користувача. Інтуїтивно зрозумілі інтерфейси та функції полегшують інтеграцію в повсякденне робоче життя. Комплексне навчання співробітників має вирішальне значення для того, щоб команда могла ефективно використовувати програмне забезпечення та отримувати від нього максимальну користь.

Інтеграція та масштабованість:

Безперешкодна інтеграція цифрового обліку в існуючі бізнес-процеси має важливе значення. Компанії повинні переконатися, що програмне забезпечення, яке вони обирають, є масштабованим і може адаптуватися до зростаючих вимог. Можливість інтеграції з іншими бізнес-додатками підвищує загальну ефективність і узгодженість даних.

Впровадження та навчання співробітників має велике значення

Структурований план впровадження | відповідність Gobd | період зберігання:

Успішне впровадження цифрових стратегій вимагає структурованого плану реалізації. Компанії повинні визначити чіткі кроки для забезпечення плавного переходу. Це включає міграцію даних, конфігурацію програмного забезпечення та визначення змін у процесах. Добре продуманий план впровадження мінімізує перебої в роботі та забезпечує плавний перехід.

Всебічна підготовка:

Навчання співробітників - це Ключовий фактор успіху. Компанії повинні переконатися, що їхні команди розуміють функціональні можливості нового програмного забезпечення та можуть ефективно їх використовувати. Навчання може відбуватися як онлайн, так і на місці, і має бути адаптоване до потреб працівників. Постійне навчання гарантує, що команда завжди буде ознайомлена з найновішими функціями та найкращими практиками.

Якщо співробітники не залучені до впровадження оцифрування бухгалтерського обліку та не пройшли всебічного навчання, ви програли!

Звичайно, це безперервний процес, до якого мають бути залучені всі нові колеги.

Зворотній зв'язок та налаштування | Робочі процеси | Облік на практиці:

Під час впровадження важливо мати відкритий канал зворотного зв'язку для зворотного зв'язку. Відгуки працівників можна використовувати для внесення коректив і забезпечення відповідності програмного забезпечення потребам організації. Цей ітеративний процес сприяє позитивному ставленню працівників до діджиталізації на робочому місці.

Можлива процедура може виглядати наступним чином:

  1. Підготовка даних:
    Процес цифрового обліку починається з ретельної підготовки фінансових даних. Це включає збір квитанцій, рахунків-фактур та інших відповідних документів. Автоматизацію можна розпочати вже на цьому етапі, використовуючи інструменти розпізнавання документів для вилучення інформації з паперових документів.
  2. Оцифрування та запис:
    Фізичні квитанції конвертуються в цифрові формати. Компанії використовують сканери або мобільні додатки для оцифрування рахунків-фактур і квитанцій. Потім отримані дані завантажуються в бухгалтерське програмне забезпечення. Тут поєднання OCR (оптичного розпізнавання символів) і ручної перевірки може забезпечити точність. Саме тут відбувається перехід від традиційного зберігання документів у папках до безпаперового обліку.
  3.  Автоматизований збір даних:
    Сучасне бухгалтерське програмне забезпечення оптимізує багато завдань зі збору даних. Системи з підтримкою штучного інтелекту можуть класифікувати транзакції, розподіляти суми та створювати проводки. Це мінімізує людські помилки та підвищує ефективність. Регулярні оновлення програмного забезпечення дають змогу використовувати більш досконалі функції, що працюють самостійно.
  4. Класифікація та категоризація:
    Цифрові дані автоматично класифікуються та розподіляються за категоріями. Програмне забезпечення розподіляє транзакції на відповідні рахунки і таким чином забезпечує правильну проводку. Компанії можуть визначати заздалегідь встановлені правила, щоб налаштувати процес автоматизації відповідно до своїх конкретних потреб.
  5. Інтеграція з банківськими рахунками та платіжними платформами:
    Бухгалтерське програмне забезпечення можна легко інтегрувати з банківськими рахунками та платіжними платформами. Це дозволяє швидко звіряти транзакції після оплати та полегшує моніторинг доходів і витрат. Інтеграція з провайдерами платіжних послуг дає змогу відстежувати фінансові операції в режимі реального часу.
  6. Підготовка фінансових звітів та інших аналітичних матеріалів:
    Дані цифрового обліку слугують основою для створення фінансових звітів. Компанії можуть легко завантажувати актуальну інформацію та створювати індивідуальні звіти. Це допомагає керівництву приймати обґрунтовані рішення та сприяє дотриманню законодавчих вимог при підготовці звітів для податкової інспекції.
  7. Дотримання податкового законодавства:
    Цифрові системи обліку допомагають вам дотримуватися податкового законодавства. Вони розраховують податкові зобов'язання одним натисканням кнопки і створюють змістовні звіти для податкових цілей. Можливість швидкого пошуку відсканованих документів в електронному вигляді та інших даних також полегшує проходження податкових перевірок.
  8. Резервне копіювання та архівування:
    Резервне копіювання та архівування цифрових бухгалтерських даних має вирішальне значення для подвійного запису. Важливо дотримуватися всіх критеріїв німецьких загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку (Gobd), а також гарантувати терміни зберігання даних. регулярне резервне копіювання захищає від втрати даних, а архівування забезпечує дотримання зобов'язань щодо їх зберігання. Хмарні рішення пропонують безпечний і доступний варіант зберігання даних.
  9. Моніторинг та аналіз:
    Моніторинг фінансових даних у режимі реального часу дозволяє компаніям точно розуміти свій фінансовий стан. Аналіз можна використовувати для виявлення тенденцій та створення прогнозів. Ці дані є цінними для стратегічного планування та управління бізнес-ризиками.
  10. Аудити та тестування:
    Цифрові системи бухгалтерського обліку полегшують проведення зовнішніх аудитів та внутрішніх перевірок. Доступ до цифрових записів є більш успішним, що прискорює процеси аудиту. Відстежуваність змін забезпечує цілісність фінансових даних і сприяє дотриманню законодавства.

Історії успіху малих компаній

Інтеграція хмарних додатків з використанням штучного інтелекту має багато переваг:

Підвищення ефективності та економія часу:

Багато підприємців досягли вражаючого підвищення ефективності завдяки діджиталізації. Автоматизація повторюваних завдань призвела до значної економії часу. Приклади показують, що завдяки зменшенню ручних помилок підвищилася точність фінансових даних, що призвело до прийняття більш обґрунтованих рішень і сталого розвитку бізнесу.

Прозорість та покращення співпраці | все в порядку?

Успішні компанії наголошують на підвищенні прозорості. Можливість ділитися та аналізувати фінансові дані в режимі реального часу сприяє кращій співпраці всередині команди та із зовнішніми зацікавленими сторонами. Це допомагає незалежно і швидко реагувати на зміни та приймати стратегічні бізнес-рішення на основі достовірної інформації.

Масштабованість і зростання:

Компанії, які успішно впровадили це, часто повідомляють про покращену масштабованість. Гнучкість цифрових систем дозволяє йти в ногу з ростом компанії, не втрачаючи ефективності. Такі історії успіху підкреслюють роль цифрового обліку в забезпеченні сталого зростання.

Виклики та рішення

Опір змінам:

Однією з головних проблем при впровадженні цифрового обліку є потенційний опір змінам з боку працівників. Компаніям слід зосередитися на відкритому спілкуванні, подоланні страхів і підкресленні очевидних переваг діджиталізації. Навчання та підтримка можуть допомогти полегшити перехідний період.

Занепокоєння з приводу безпеки подвійного запису в бухгалтерському обліку?

Зі збільшенням обсягів цифрових даних зростають і проблеми безпеки. Компанії повинні впроваджувати надійні заходи безпеки, такі як шифрування та контроль доступу. Працівники повинні бути навчені свідомому поводженню з конфіденційними даними. Прозорі політики безпеки та регулярні аудити мають вирішальне значення.

Технічні проблеми?

Можуть виникати технічні проблеми, такі як несумісність програмного забезпечення або системні збої. Належна підтримка з боку постачальників програмного забезпечення та чіткі процеси ескалації мають вирішальне значення. Компанії також повинні звертати увагу на регулярні оновлення, щоб переконатися, що їхнє програмне забезпечення відповідає сучасним стандартам.

Майбутні події та тенденції

 

Штучний інтелект (ШІ) в бухгалтерському обліку:

Інтеграція штучного інтелекту в бухгалтерське програмне забезпечення - перспективний тренд. Штучний інтелект може повністю взяти на себе повторювані завдання, розпізнавати закономірності та робити обґрунтовані прогнози. Майбутні розробки можуть ще більше підвищити ефективність і допомогти компаніям приймати рішення на основі даних.

Технологія блокчейн:

Блокчейн все частіше розглядається як прозорий і безпечний метод бухгалтерського обліку. Майбутні програмні рішення можуть використовувати технологію блокчейн, щоб максимізувати прозорість, цілісність і безпеку фінансових даних.

Інтеграція з іншими бізнес-підрозділами, бізнес-партнерами, податковим консультантом:

Майбутній розвиток цифрового обліку все більше зосереджуватиметься на безперешкодній інтеграції з іншими сферами бізнесу. Компанії можуть отримати вигоду від інтегрованих платформ, які об'єднують бухгалтерію, продажі, маркетинг тощо, щоб забезпечити цілісне управління бізнесом.

Поради щодо цифрового обліку | Зважуємо переваги та недоліки

3 основні поради для всіх комутаторів | Переваги для вашої компанії

  1. Ретельне навчання співробітників
  2. Безпечна стратегія міграції та резервного копіювання даних
  3. Регулярні оновлення та налаштування

Тематичне дослідження

У кейсі податкової консультаційної фірми, яка пройшла через цей процес, названо 3 найбільші помилки, допущені під час впровадження:



3 фатальні помилки в діджиталізації з DATEV - інтерв'ю з професором, доктором Крістофом Юном

3 фатальні помилки в діджиталізації з DATEV - інтерв'ю з професором, доктором Крістофом Юном


Висновок | Оцифрування бухгалтерського обліку

Настав час зайнятися цим питанням. Не відкладайте це на завтра, а краще на вчора. Компанії, які не приєднаються до цього процесу, програють у середньостроковій перспективі.

Важливо усвідомлювати можливості та можливі ризики і залучати до цього процесу всі зацікавлені сторони.

Останнє речення від себе. Якщо ви хочете вивчити основи бухгалтерського обліку з нуля та освоїти цифрове впровадження на практиці, рекомендую ознайомитися з нашими Курсиякий Пакетипереглянути посібник з купівлі (червона кнопка у верхньому правому куті) або швидко поспілкуватися з нашим чат-ботом Моджо (нижній правий кут) - кумедним хлопчиськом, який ніколи не розгубиться у пошуках відповіді і розмовляє багатьма мовами.

 

Ральф Хундертмарк
На курси
Живий чат
Привіт, я Моджо - чат-бот. Чим я можу вам допомогти?