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La importancia de la contabilidad digital para las pequeñas empresas | La contabilidad digital hoy

Índice

Introducción a la digitalización de la contabilidad

Contexto histórico:

La introducción de sistemas contables digitales marca un paso decisivo en la evolución de la gestión empresarial. Los procesos históricamente manuales están siendo sustituidos por tecnologías modernas. Este cambio permite sobre todo a las pequeñas y medianas empresas organizar mejor sus procesos contables y adaptarse mejor a las exigencias de la era digital.

Este proceso comenzó en los años 80 con la introducción de los ordenadores y el tratamiento electrónico de datos, que creció exponencialmente en las décadas siguientes y que nadie puede evitar hoy en día.

Progreso tecnológico :

El rápido desarrollo de soluciones de software y tecnologías en la nube ha impulsado la digitalización de la contabilidad. Los empresarios tienen ahora acceso a herramientas fáciles de usar que les permiten gestionar los datos financieros de forma segura. Este avance tecnológico allana el camino hacia una contabilidad más precisa, transparente y rápida.

Eficacia y ventaja competitiva | Computación en nube:

La automatización de tareas repetitivas, como el procesamiento de documentos, aumenta la eficiencia. Las empresas que aprovechan este aumento de la eficiencia pueden centrarse mejor en los aspectos estratégicos del negocio. Esto les proporciona una ventaja competitiva, que se consigue mediante el uso optimizado de las herramientas de contabilidad digital.

Ventajas decisivas:

  1. Acceso desde cualquier lugar:
    Las soluciones de contabilidad en la nube permiten acceder a los datos financieros desde cualquier lugar del mundo con conexión a Internet. Esto facilita la colaboración, ya que los miembros del equipo o los asesores fiscales pueden acceder a información contable actualizada independientemente de su ubicación. La movilidad fomenta la flexibilidad y la eficiencia en el flujo de trabajo.
  2. Actualizaciones automáticas y escalabilidad:
    Las plataformas en nube ofrecen actualizaciones de software preprogramadas sin que los usuarios tengan que intervenir manualmente. Esto garantiza que las empresas utilicen siempre las últimas funciones y parches de seguridad. Además, la escalabilidad de las soluciones en la nube facilita la adaptación al crecimiento de la empresa sin necesidad de hardware o software adicional.
  3. Integridad y seguridad de los datos:
    Los proveedores de servicios en nube conceden gran importancia a la integridad y seguridad de los datos. Los datos se almacenan en centros de alta seguridad y están protegidos por tecnologías de encriptación. Los controles de seguridad y las copias de seguridad periódicas minimizan el riesgo de pérdida de datos. Las soluciones en nube suelen ofrecer mayor seguridad de los datos que los sistemas locales, ya que pueden recurrir a conocimientos expertos e infraestructuras especializadas.

Ventajas de la contabilidad digital para su empresa

Ahorre tiempo Y dinero con la contabilidad digital:

La digitalización permite a las empresas ahorrar una cantidad considerable de tiempo y dinero. Al automatizar los procesos contables, se reducen las tareas manuales, lo que se traduce en un aumento de la eficiencia. Esto, a su vez, reduce los costes y permite utilizar los recursos de forma más específica. La colaboración con el asesor fiscal o la oficina de nóminas también puede automatizarse por completo.

¡Tiempo!

El acceso a los datos de todos los recibos y documentos (facturas entrantes y salientes, libro de caja, documentos bancarios, extractos de tarjetas de crédito, etc.) se produce en fracciones de segundo, lo que supone un enorme ahorro de tiempo.

Por supuesto, es difícil dar cifras exactas de ahorro de costes y tiempo al introducir la contabilidad digitalizada, ya que depende mucho del tamaño de la empresa, el tipo de programa de contabilidad, las necesidades individuales y el grado de automatización. No obstante, existen tendencias y estimaciones generales:

  • Adquisición de datos más rápida: 
    La automatización de los procesos de introducción de datos acelera considerablemente el flujo de trabajo contable en comparación con la introducción manual de datos.
  • Informes más eficaces: 
    La generación de informes y análisis financieros es más rápida y precisa gracias a los sistemas de contabilidad digital. Los usuarios pueden consultar informes actualizados con solo pulsar un botón.
  • Puesta a punto acelerada: 
    Las conciliaciones bancarias automatizadas permiten una conciliación más rápida y precisa de las transacciones, reduciendo el tiempo necesario para los procesos de conciliación manual.

Ahorro de costes:

  • Reducción de los costes de personal: 
    La automatización de las tareas recurrentes permite reducir considerablemente los costes de personal en el ámbito de la introducción de datos y el registro manual.
  • Menor tasa de errores:
    Los procesos de digitalización minimizan los errores humanos que pueden dar lugar a equivocaciones en la contabilización y la elaboración de informes. Esto puede reducir los costes potenciales debidos a errores contables o fiscales incorrectos.
  • Menores costes de papel e impresión / no más archivo: 
    La digitalización reduce la necesidad de documentos físicos y materiales impresos, lo que supone un ahorro de costes en el ámbito del material de oficina.

Aquí a Enlace sobre el tema.

Análisis y toma de decisiones en tiempo real en el sector financiero:

Los sistemas de contabilidad digital ofrecen análisis en tiempo real de los datos financieros. Esto permite a las empresas tomar decisiones fundamentadas basadas en la información más reciente. Esta capacidad de tomar decisiones rápidas y precisas mejora la agilidad y la capacidad de respuesta en un entorno empresarial dinámico.

Tratamiento de datos en tiempo real

El tratamiento de datos en tiempo real tiene una importancia crucial en el sector financiero. Mediante el análisis continuo y en tiempo real de los datos del mercado, las transacciones y otra información relevante, las instituciones financieras pueden reaccionar rápidamente a los cambios. Esto permite una evaluación precisa de los riesgos y las oportunidades, ya que los responsables de la toma de decisiones pueden trabajar de forma independiente con datos actualizados y tomar decisiones rápidas y bien fundamentadas.

Algoritmos de negociación automatizados:

Los análisis en tiempo real en el sector financiero permiten implantar algoritmos de negociación automatizada. Estos algoritmos utilizan técnicas avanzadas de análisis para reconocer patrones y tendencias en tiempo real y tomar automáticamente decisiones de negociación basadas en ellos. Esto no sólo optimiza la eficacia, sino que también minimiza los errores humanos. La velocidad a la que funcionan estos algoritmos es crucial para reaccionar ante las fluctuaciones del mercado a corto plazo y obtener una ventaja competitiva.

Gestión de riesgos en tiempo real:

En el sector financiero, reconocer y gestionar los riesgos en una fase temprana es de suma importancia. Los análisis en tiempo real permiten a las entidades financieras supervisar y evaluar continuamente los riesgos de sus carteras. Esto permite la identificación proactiva de peligros potenciales, lo que a su vez conduce a rápidos ajustes en la composición de la cartera. La gestión de riesgos en tiempo real contribuye así a minimizar las pérdidas financieras y a garantizar la estabilidad de la cartera.

Seguridad e integridad de los datos de la contabilidad sin papel:

La digitalización aumenta la seguridad e integridad de los datos financieros. El uso de tecnologías avanzadas de encriptación y controles de acceso garantiza la confidencialidad de la información sensible. Esto protege a las empresas más pequeñas de la pérdida de datos, el uso indebido y otros riesgos de seguridad.

Opciones de software y criterios de selección | Software de contabilidad

Variedad de soluciones de software / programas de contabilidad:

La variedad de soluciones de contabilidad digital ofrece a las pequeñas y medianas empresas una amplia oferta. Las plataformas basadas en la nube, los sistemas integrados y el software especializado abordan diferentes requisitos. Las empresas deben analizar sus necesidades específicas para elegir el software más adecuado para su negocio. Al hacerlo, están permanentemente sujetas a los principios de una contabilidad por partida doble adecuada

Digitalice la contabilidad de su consulta: ¡ahorra tiempo y dinero!

Escenarios de algunos programas seleccionados para pequeñas y medianas empresas

1 DATEV:

DATEV es un software de contabilidad líder en Alemania y está especialmente adaptado a las necesidades de los asesores fiscales y sus clientes. La plataforma permite la colaboración digital entre empresas y asesores fiscales, independiza los procesos contables y ofrece numerosas funciones para la planificación financiera y una mayor transparencia.

Con el módulo del programa "Datev Unternehmen Online", las empresas pueden transmitir registros y documentos al asesor fiscal en formato electrónico en lugar de en papel como parte de la contabilidad preparatoria.

Esto ahorra mucho tiempo y ayuda a reducir costes.

En el siguiente vídeo se describe un posible procedimiento:



Contabilización digital de documentos con DATEV Mittelstand

Contabilización digital de documentos con DATEV Mittelstand


2º orden del día

Agenda proporciona una plataforma clara para la introducción de datos. Los usuarios introducen sus datos financieros, incluidas facturas y recibos, directamente en el programa. Pueden utilizarse determinadas funciones de reconocimiento de datos, como importes y números de cuenta, para mejorar la precisión.

El programa permite clasificar e imputar eficazmente los datos registrados. Las empresas pueden definir reglas predefinidas para asignar automáticamente determinadas transacciones a las cuentas correctas. Este paso minimiza la intervención manual y favorece una contabilidad coherente.

Agenda permite la conciliación bancaria electrónica. Las transacciones bancarias se comparan con los datos contables registrados, lo que permite reconocer y corregir rápidamente las diferencias. Esto contribuye a la exactitud de los datos financieros y ahorra tiempo durante la conciliación manual.

3. Lexware:

Lexware ofrece diversos productos de contabilidad para pequeñas y medianas empresas (PYME). Con interfaces fáciles de usar, Lexware facilita la contabilidad digital y también ofrece soluciones para la contabilidad de nóminas, el procesamiento de pedidos y otros requisitos de gestión empresarial.

4. QuickBooks:

QuickBooksdesarrollado por Intuit, es un popular programa de contabilidad especialmente indicado para las PYME. La plataforma permite automatizar los procesos contables, incluida la facturación, el seguimiento de gastos y los informes financieros. La integración en la nube permite la accesibilidad desde cualquier lugar.

5. Sage 50cloud:

Sage 50 en la nubeanteriormente Sage 50, es un completo software de contabilidad para pequeñas y medianas empresas. La versión basada en la nube ofrece acceso desde varios dispositivos, conciliación bancaria autoejecutable y facturación, así como funciones para la gestión de inventarios y el análisis financiero.

Facilidad de uso y formación:

Los criterios de selección deben hacer hincapié en la facilidad de uso del software. Las interfaces intuitivas y las funciones fáciles de entender facilitan la integración en la vida laboral cotidiana. La formación exhaustiva de los empleados es crucial para garantizar que el equipo pueda utilizar el software con eficacia y obtener el máximo beneficio de él.

Integración y escalabilidad:

La perfecta integración de la contabilidad digital en los procesos empresariales existentes es esencial. Las empresas deben asegurarse de que el software que elijan sea escalable y pueda adaptarse a las necesidades crecientes. La capacidad de integrarse con otras aplicaciones empresariales mejora la eficiencia general y la coherencia de los datos.

La aplicación y formación de los empleados es muy importante

Plan de aplicación estructurado | conformidad con Gobd | periodo de conservación:

La introducción con éxito de estrategias digitales requiere un plan de implantación estructurado. Las empresas deben definir pasos claros para garantizar una transición fluida. Esto incluye la migración de datos, la configuración del software y la definición de cambios en los procesos. Un plan de implantación bien concebido minimiza las interrupciones de las operaciones y garantiza una transición fluida.

Formación integral:

La formación de los empleados es un Factor clave del éxito. Las empresas deben asegurarse de que sus equipos comprenden las funcionalidades del nuevo software y pueden utilizarlas con eficacia. La formación puede realizarse tanto en línea como in situ y debe adaptarse a las necesidades de los empleados. La formación continua garantiza que el equipo esté siempre familiarizado con las últimas funciones y las mejores prácticas.

Si los empleados no participan en la introducción de la digitalización de la contabilidad y reciben una formación completa, ¡ha perdido!

Se trata, por supuesto, de un proceso continuo en el que también deben participar todos los nuevos colegas.

Retroalimentación y personalización | Flujos de trabajo | Contabilidad en la práctica:

Durante la implantación, es esencial contar con un canal de comunicación abierto para recibir comentarios. Los comentarios de los empleados pueden utilizarse para realizar ajustes y garantizar que el software satisface las necesidades de la organización. Este proceso iterativo fomenta una actitud positiva entre los empleados hacia la digitalización en el lugar de trabajo.

Un posible procedimiento podría ser el siguiente:

  1. Preparación de datos:
    El proceso de contabilidad digital comienza con la cuidadosa preparación de los datos financieros. Esto incluye la recopilación de recibos, facturas y otros documentos relevantes. La automatización puede comenzar ya en esta fase utilizando herramientas de reconocimiento de documentos para extraer información de los documentos en papel.
  2. Digitalización y grabación:
    Los recibos físicos se convierten a formatos digitales. Las empresas utilizan escáneres o aplicaciones móviles para digitalizar facturas y recibos. A continuación, los datos capturados se cargan en el software de contabilidad. Aquí, una combinación de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y verificación manual puede garantizar la precisión. Aquí es donde tiene lugar la transformación del archivado tradicional de documentos en carpetas a la contabilidad sin papel.
  3.  Adquisición automática de datos:
    Los programas de contabilidad modernos optimizan muchas tareas de captura de datos. Los sistemas asistidos por IA pueden clasificar las transacciones, asignar importes y generar registros contables. Esto minimiza los errores humanos y aumenta la eficiencia. Las actualizaciones periódicas del software permiten utilizar funciones autoejecutables más avanzadas.
  4. Clasificación y categorización:
    Los datos registrados digitalmente se clasifican y categorizan automáticamente. El software asigna las transacciones a las cuentas correctas y garantiza así una contabilización correcta. Las empresas pueden definir reglas predefinidas para adaptar el proceso de automatización a sus necesidades específicas.
  5. Integración con cuentas bancarias y plataformas de pago:
    El programa de contabilidad puede integrarse perfectamente con cuentas bancarias y plataformas de pago. Esto permite conciliar rápidamente las transacciones en el momento del pago y facilita el seguimiento de los ingresos y los gastos. Las integraciones con proveedores de servicios de pago ofrecen una visión general en tiempo real de las transacciones financieras.
  6. Elaboración de informes financieros y otros análisis:
    Los datos contables digitales sirven de base para la creación de informes financieros. Las empresas pueden descargar fácilmente información actualizada y generar informes personalizados. Esto ayuda a la dirección a tomar decisiones con conocimiento de causa y facilita el cumplimiento de los requisitos legales a la hora de preparar informes para la Agencia Tributaria.
  7. Cumplimiento fiscal:
    Los sistemas de contabilidad digital le ayudan a cumplir la normativa fiscal. Calculan las obligaciones fiscales con sólo pulsar un botón y crean informes significativos a efectos fiscales. La posibilidad de buscar rápidamente entre documentos escaneados en formato electrónico y otros datos también facilita las auditorías fiscales.
  8. Copia de seguridad y archivo:
    Realizar copias de seguridad y archivar los datos contables digitales es crucial para la contabilidad por partida doble. Es importante cumplir todos los criterios de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Alemania (Gobd) y también garantizar los periodos de conservación. las copias de seguridad periódicas protegen contra la pérdida de datos, mientras que el archivado garantiza el cumplimiento de las obligaciones de conservación. Las soluciones basadas en la nube ofrecen una opción de almacenamiento segura y accesible.
  9. Seguimiento y análisis:
    El seguimiento de los datos financieros en tiempo real permite a las empresas comprender con precisión su situación financiera. Los análisis pueden utilizarse para identificar tendencias y crear previsiones. Estos conocimientos son valiosos para la planificación estratégica y la gestión de los riesgos empresariales.
  10. Auditorías y pruebas:
    Los sistemas de contabilidad digital facilitan las auditorías externas y las revisiones internas. El acceso a los registros digitales es más fácil, lo que acelera los procesos de auditoría. La trazabilidad de los cambios garantiza la integridad de los datos financieros y contribuye al cumplimiento de la normativa.

Historias de éxito de pequeñas empresas

La integración de aplicaciones basadas en la nube mediante inteligencia artificial ofrece muchas ventajas:

Mayor eficacia y ahorro de tiempo:

Muchos empresarios han logrado impresionantes aumentos de eficiencia gracias a la digitalización. La automatización de tareas recurrentes ha supuesto un importante ahorro de tiempo. Los ejemplos demuestran que, al reducirse los errores manuales, ha mejorado la precisión de los datos financieros, lo que ha permitido tomar decisiones mejor informadas y lograr un desarrollo empresarial sostenible.

Transparencia y mejora de la colaboración | ¿Todo en orden?

Las empresas de éxito destacan la mejora de la transparencia. La posibilidad de compartir y analizar datos financieros en tiempo real fomenta una mejor colaboración dentro del equipo y con las partes interesadas externas. Esto ayuda a reaccionar de forma independiente y rápida ante los cambios y a tomar decisiones empresariales estratégicas basadas en información sólida.

Escalabilidad y crecimiento:

Las empresas que lo han implantado con éxito suelen informar de una mayor escalabilidad. La flexibilidad de los sistemas digitales permite seguir el ritmo de crecimiento de la empresa sin perder eficiencia. Estas historias de éxito ponen de relieve el papel de la contabilidad digital en el fomento del crecimiento sostenible.

Retos y soluciones

Resistencia al cambio:

Uno de los principales retos a la hora de introducir la contabilidad digital es la posible resistencia al cambio por parte de los empleados. Las empresas deben centrarse en una comunicación abierta, abordar los temores y destacar las claras mejoras que supone la digitalización. La formación y el apoyo pueden ayudar a facilitar la transición.

¿Preocupaciones de seguridad en la contabilidad por partida doble?

A medida que aumentan los datos digitales, también lo hacen los problemas de seguridad. Las empresas deben aplicar medidas de seguridad sólidas, como la encriptación y los controles de acceso. Hay que formar a los empleados para que manejen conscientemente los datos sensibles. Las políticas de seguridad transparentes y las auditorías periódicas son cruciales.

¿Dificultades técnicas?

Pueden surgir problemas técnicos, como incompatibilidades de software o fallos del sistema. Un buen soporte por parte de los proveedores de software y unos procesos de escalado claros son cruciales. Las empresas también deben prestar atención a las actualizaciones periódicas para asegurarse de que su software cumple las normas vigentes.

Evolución y tendencias futuras

 

Inteligencia artificial (IA) en contabilidad:

La integración de la IA en los programas de contabilidad es una tendencia en alza. La IA puede encargarse por completo de tareas repetitivas, reconocer patrones y hacer previsiones bien fundadas. Los desarrollos futuros podrían aumentar aún más la eficiencia y ayudar a las empresas a tomar decisiones basadas en datos.

Tecnología Blockchain:

Blockchain se considera cada vez más un método transparente y seguro de contabilidad. Las futuras soluciones informáticas podrían utilizar la tecnología blockchain para maximizar la transparencia, integridad y seguridad de los datos financieros.

Integración con otras unidades de negocio, socios comerciales, el asesor fiscal:

El desarrollo futuro de la contabilidad digital se centrará cada vez más en la integración sin fisuras con otras áreas empresariales. Las empresas podrían beneficiarse de plataformas integradas que conecten la contabilidad, las ventas, el marketing y otros ámbitos para permitir una gestión empresarial holística.

Consejos para la contabilidad digital | Sopesar las ventajas y los inconvenientes

3 consejos básicos para todos los switchers | Beneficios para su empresa

  1. Formación exhaustiva de los empleados
  2. Migración segura de datos y estrategia de copia de seguridad
  3. Actualizaciones y personalizaciones periódicas

Estudio de caso

En el estudio de caso de una empresa de asesoría fiscal que ha pasado por este proceso, se nombran los 3 mayores errores cometidos durante la implantación:



3 errores fatales en la digitalización con DATEV - Entrevista con el Prof. Dr. Christoph Juhn

3 errores fatales en la digitalización con DATEV - Entrevista con el Prof. Dr. Christoph Juhn


Conclusión | Digitalización de la contabilidad

Ya es hora de abordar la cuestión. No lo deje para mañana, sino preferiblemente para ayer. Las empresas que no se suban al carro saldrán perdiendo a medio plazo.

Es importante ser consciente de las oportunidades y los posibles riesgos e implicar a todas las partes interesadas en este proceso.

Última frase en mi propio nombre. Si quieres aprender los fundamentos de la contabilidad desde cero y dominar la implantación digital en la práctica, te recomiendo que eches un vistazo a nuestra Cursosque Paqueteseche un vistazo a la guía de compra (botón rojo en la esquina superior derecha) o charle con nuestro chat bot Mojo (esquina inferior derecha), que es un tipo divertido, nunca se queda sin respuesta y habla varios idiomas.

 

Ralf Hundertmark
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