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L'importanza della contabilità digitale per le piccole imprese | La contabilità digitale oggi

Indice dei contenuti

Introduzione alla digitalizzazione della contabilità

Contesto storico:

L'introduzione di sistemi contabili digitali segna un passo decisivo nell'evoluzione della gestione aziendale. I processi storicamente manuali vengono sostituiti dalle moderne tecnologie. Questo cambiamento consente, in particolare alle piccole e medie imprese, di organizzare con maggiore successo i processi contabili e di adattarsi meglio ai requisiti dell'era digitale.

Questo processo è iniziato negli anni '80 con l'introduzione dei computer e dell'elaborazione elettronica dei dati, che è cresciuto in modo esponenziale nei decenni successivi e che oggi nessuno può evitare.

Progresso tecnologico :

Il rapido sviluppo delle soluzioni software e delle tecnologie cloud ha favorito la digitalizzazione della contabilità. Gli imprenditori hanno ora accesso a strumenti di facile utilizzo che consentono loro di gestire i dati finanziari in modo sicuro. Questo progresso tecnologico apre la strada a una contabilità più accurata, trasparente e veloce.

Efficienza e vantaggio competitivo | Cloud Computing:

L'automazione di attività ripetitive, come l'elaborazione dei documenti, aumenta l'efficienza. Le aziende che sfruttano questi guadagni di efficienza sono in grado di concentrarsi meglio sugli aspetti strategici del business. Questo dà loro un vantaggio competitivo, che si ottiene grazie all'uso ottimizzato degli strumenti di contabilità digitale.

Vantaggi decisivi:

  1. Accesso da qualsiasi luogo:
    Le soluzioni contabili basate sul cloud consentono di accedere ai dati finanziari da qualsiasi parte del mondo con una connessione a Internet. Questo facilita la collaborazione, in quanto i membri del team o i consulenti fiscali possono accedere a informazioni contabili aggiornate indipendentemente dalla loro posizione. La mobilità favorisce la flessibilità e l'efficienza del flusso di lavoro.
  2. Aggiornamenti automatici e scalabilità:
    Le piattaforme cloud offrono aggiornamenti software pre-programmati senza che gli utenti debbano intervenire manualmente. Ciò garantisce che le aziende utilizzino sempre le funzioni e le patch di sicurezza più recenti. Inoltre, la scalabilità delle soluzioni cloud consente di adattarsi facilmente alla crescita dell'azienda senza bisogno di hardware o software aggiuntivi.
  3. Integrità e sicurezza dei dati:
    I fornitori di servizi cloud attribuiscono grande importanza all'integrità e alla sicurezza dei dati. I dati vengono archiviati in centri dati altamente sicuri e protetti da tecnologie di crittografia. Controlli di sicurezza e backup regolari riducono al minimo il rischio di perdita dei dati. Le soluzioni cloud spesso offrono una maggiore sicurezza dei dati rispetto ai sistemi locali, in quanto possono avvalersi di conoscenze specialistiche e infrastrutture specializzate.

I vantaggi della contabilità digitale per la vostra azienda

Risparmiate tempo e denaro con la contabilità digitale:

La digitalizzazione consente alle aziende di risparmiare una notevole quantità di tempo e denaro. Automatizzando i processi contabili, si riducono le attività manuali, con conseguente aumento dell'efficienza. Ciò si traduce in una riduzione dei costi e consente di utilizzare le risorse in modo più mirato. Anche la collaborazione con il consulente fiscale o l'ufficio paghe può essere completamente automatizzata.

Tempo!

L'accesso ai dati di tutte le ricevute e i documenti (fatture in entrata e in uscita, libretto di cassa, documenti bancari, estratti conto delle carte di credito, ecc.) avviene in frazioni di secondo e comporta quindi un enorme risparmio di tempo.

È ovviamente difficile fornire cifre esatte sui risparmi di costi e di tempo ottenuti con l'introduzione della contabilità digitalizzata, poiché ciò dipende in larga misura dalle dimensioni dell'azienda, dal tipo di software contabile, dalle esigenze individuali e dal grado di automazione. Tuttavia, esistono tendenze e stime generali:

  • Acquisizione più rapida dei dati: 
    L'automazione dei processi di inserimento dei dati velocizza notevolmente il flusso di lavoro contabile rispetto all'inserimento manuale dei dati.
  • Reporting più efficiente: 
    La generazione di report e analisi finanziarie è più rapida e precisa grazie ai sistemi contabili digitali. Gli utenti possono richiamare rapporti aggiornati con la semplice pressione di un tasto.
  • Sintonizzazione accelerata: 
    Le riconciliazioni bancarie automatizzate consentono una riconciliazione più rapida e accurata delle transazioni, riducendo il tempo necessario per i processi di riconciliazione manuale.

Risparmio sui costi:

  • Riduzione dei costi del personale: 
    Automatizzando le attività ricorrenti, è possibile ridurre in modo significativo i costi del personale per l'inserimento dei dati e la registrazione manuale.
  • Tasso di errore più basso:
    I processi di digitalizzazione riducono al minimo gli errori umani che possono portare a errori di registrazione e rendicontazione. Ciò può ridurre i costi potenziali dovuti a errori contabili o fiscali.
  • Riduzione dei costi di carta e stampa / niente più archivio: 
    La digitalizzazione riduce la necessità di documenti fisici e materiali di stampa, con conseguenti risparmi nel settore delle forniture per ufficio.

Qui un Collegamento sull'argomento.

Analisi e decisioni in tempo reale nel settore finanziario:

I sistemi di contabilità digitale offrono analisi in tempo reale dei dati finanziari. Ciò consente alle aziende di prendere decisioni informate sulla base delle informazioni più recenti. Questa capacità di prendere decisioni rapide e accurate migliora l'agilità e la reattività in un ambiente aziendale dinamico.

Elaborazione dei dati in tempo reale

L'elaborazione dei dati in tempo reale è di importanza cruciale nel settore finanziario. Analizzando continuamente i dati di mercato, le transazioni e altre informazioni rilevanti in tempo reale, le istituzioni finanziarie possono reagire rapidamente ai cambiamenti. Ciò consente una valutazione precisa dei rischi e delle opportunità, in quanto i responsabili delle decisioni possono lavorare in modo indipendente con dati aggiornati e prendere decisioni rapide e fondate.

Algoritmi di trading automatico:

Le analisi in tempo reale nel settore finanziario consentono l'implementazione di algoritmi di trading automatizzati. Questi algoritmi utilizzano tecniche di analisi avanzate per riconoscere modelli e tendenze in tempo reale e prendere automaticamente decisioni di trading in base ad essi. In questo modo non solo si ottimizza l'efficacia, ma si minimizza anche l'errore umano. La velocità di funzionamento di questi algoritmi è fondamentale per reagire alle fluttuazioni di mercato a breve termine e ottenere un vantaggio competitivo.

Gestione del rischio in tempo reale:

Nel settore finanziario, riconoscere e gestire i rischi in una fase iniziale è di estrema importanza. Le analisi in tempo reale consentono agli istituti finanziari di monitorare e valutare costantemente i rischi nei loro portafogli. Ciò consente di identificare in modo proattivo le potenziali minacce, che a loro volta portano a rapidi aggiustamenti nella composizione del portafoglio. La gestione del rischio in tempo reale aiuta quindi a minimizzare le perdite finanziarie e a garantire la stabilità del portafoglio.

Sicurezza e integrità dei dati nella contabilità senza carta:

La digitalizzazione aumenta la sicurezza e l'integrità dei dati finanziari. L'uso di tecnologie avanzate di crittografia e di controlli di accesso garantisce la riservatezza delle informazioni sensibili. Questo protegge le aziende più piccole da perdite di dati, abusi e altri rischi per la sicurezza.

Opzioni software e criteri di selezione | Software di contabilità

Varietà di soluzioni software / programmi di contabilità:

La varietà di soluzioni contabili digitali offre alle piccole e medie imprese un'ampia scelta. Piattaforme basate sul cloud, sistemi integrati e software specializzati rispondono a esigenze diverse. Le aziende devono analizzare le loro esigenze specifiche per scegliere il software più adatto alla loro attività. In questo modo, sono sempre vincolate ai principi di una corretta contabilità in partita doppia.

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Scenari di alcuni programmi selezionati per le piccole e medie imprese

1 DATEV:

DATEV è un software di contabilità leader in Germania ed è specificamente adattato alle esigenze dei consulenti fiscali e dei loro clienti. La piattaforma consente la collaborazione digitale tra aziende e consulenti fiscali, rende indipendenti i processi contabili e offre numerose funzioni per la pianificazione finanziaria e una maggiore trasparenza.

Con il modulo del programma "Datev Unternehmen Online", le aziende possono trasmettere al consulente fiscale registri e documenti in formato elettronico anziché cartaceo come parte della contabilità preparatoria.

Ciò consente di risparmiare molto tempo e di ridurre i costi.

Il video seguente illustra una possibile procedura:



Postalizzazione digitale dei documenti con DATEV Mittelstand

Postalizzazione digitale dei documenti con DATEV Mittelstand


2° ordine del giorno

Ordine del giorno fornisce una piattaforma chiara per l'inserimento dei dati. Gli utenti inseriscono i loro dati finanziari, comprese fatture e ricevute, direttamente nel software. Alcune funzioni di riconoscimento dei dati, come gli importi e i numeri di conto, possono essere utilizzate per migliorare la precisione.

Il software consente di classificare e assegnare in modo efficiente i dati registrati. Le aziende possono definire regole predefinite per assegnare automaticamente determinate transazioni ai conti corretti. Questa fase riduce al minimo l'intervento manuale e favorisce la coerenza della contabilità.

L'Agenda supporta la riconciliazione bancaria elettronica. Le transazioni bancarie vengono confrontate con i dati contabili registrati, consentendo di riconoscere e correggere rapidamente le differenze. Ciò contribuisce all'accuratezza dei dati finanziari e fa risparmiare tempo durante la riconciliazione manuale.

3. Lexware:

Lexware offre diversi prodotti di contabilità per le piccole e medie imprese (PMI). Con interfacce di facile utilizzo, Lexware semplifica la contabilità digitale e offre anche soluzioni per la contabilità dei salari, l'elaborazione degli ordini e altre esigenze di gestione aziendale.

4. QuickBooks:

QuickBookssviluppato da Intuit, è un popolare software di contabilità particolarmente adatto alle PMI. La piattaforma consente di automatizzare i processi contabili, tra cui la fatturazione, il monitoraggio delle spese e la rendicontazione finanziaria. L'integrazione con il cloud consente l'accesso da qualsiasi luogo.

5. Sage 50cloud:

Sage 50cloudex Sage 50, è un software di contabilità completo per le piccole e medie imprese. La versione basata su cloud offre accesso da diversi dispositivi, riconciliazione bancaria e fatturazione autonome, oltre a funzioni per la gestione dell'inventario e l'analisi finanziaria.

Facilità d'uso e formazione:

I criteri di selezione devono porre l'accento sulla facilità d'uso del software. Interfacce intuitive e funzioni di facile comprensione facilitano l'integrazione nella vita lavorativa quotidiana. Una formazione completa per i dipendenti è fondamentale per garantire che il team possa utilizzare il software in modo efficace e trarne il massimo beneficio.

Integrazione e scalabilità:

La perfetta integrazione della contabilità digitale nei processi aziendali esistenti è essenziale. Le aziende devono assicurarsi che il software scelto sia scalabile e in grado di adattarsi alle crescenti esigenze. La capacità di integrarsi con altre applicazioni aziendali migliora l'efficienza complessiva e la coerenza dei dati.

L'implementazione e la formazione dei dipendenti sono molto importanti

Piano di implementazione strutturato | conformità con Gobd | periodo di conservazione:

Il successo dell'introduzione di strategie digitali richiede un piano di implementazione strutturato. Le aziende devono definire fasi chiare per garantire una transizione senza intoppi. Ciò include la migrazione dei dati, la configurazione del software e la definizione delle modifiche ai processi. Un piano di implementazione ben congegnato riduce al minimo le interruzioni delle attività e garantisce una transizione senza interruzioni.

Formazione completa:

La formazione dei dipendenti è un Fattore chiave per il successo. Le aziende devono assicurarsi che i loro team comprendano le funzionalità del nuovo software e siano in grado di utilizzarle in modo efficace. La formazione può avvenire sia online che in loco e deve essere adattata alle esigenze dei dipendenti. La formazione continua assicura che il team abbia sempre familiarità con le ultime funzionalità e le migliori pratiche.

Se i dipendenti non sono coinvolti nell'introduzione della digitalizzazione contabile e non ricevono una formazione completa, avete perso!

Si tratta naturalmente di un processo continuo in cui devono essere coinvolti anche tutti i nuovi colleghi.

Feedback e personalizzazione | Flussi di lavoro | Contabilità in pratica:

Durante l'implementazione, è essenziale un canale di comunicazione aperto per il feedback. Il feedback dei dipendenti può essere utilizzato per apportare modifiche e garantire che il software soddisfi le esigenze dell'organizzazione. Questo processo iterativo promuove un atteggiamento positivo tra i dipendenti nei confronti della digitalizzazione sul posto di lavoro.

Una possibile procedura potrebbe essere la seguente:

  1. Preparazione dei dati:
    Il processo di contabilità digitale inizia con la preparazione accurata dei dati finanziari. Ciò include la raccolta di ricevute, fatture e altri documenti rilevanti. L'automazione può iniziare già in questa fase, utilizzando strumenti di riconoscimento dei documenti per estrarre le informazioni dai documenti cartacei.
  2. Digitalizzazione e registrazione:
    Le ricevute fisiche vengono convertite in formato digitale. Le aziende utilizzano scanner o applicazioni mobili per digitalizzare fatture e ricevute. I dati acquisiti vengono poi caricati nel software di contabilità. Qui, una combinazione di OCR (Optical Character Recognition) e verifica manuale può garantire l'accuratezza. È qui che avviene la trasformazione dalla tradizionale archiviazione dei documenti in cartelle alla contabilità senza carta.
  3.  Acquisizione automatica dei dati:
    I moderni software di contabilità ottimizzano molte attività di acquisizione dei dati. I sistemi supportati dall'intelligenza artificiale sono in grado di categorizzare le transazioni, assegnare gli importi e generare registrazioni postali. Questo riduce al minimo gli errori umani e aumenta l'efficienza. Gli aggiornamenti regolari del software consentono di utilizzare funzioni autogestite più avanzate.
  4. Classificazione e categorizzazione:
    I dati registrati digitalmente vengono classificati e categorizzati automaticamente. Il software assegna le transazioni ai conti corretti, garantendo così una corretta registrazione. Le aziende possono definire regole predefinite per personalizzare il processo di automazione in base alle loro esigenze specifiche.
  5. Integrazione con conti bancari e piattaforme di pagamento:
    Il software di contabilità può essere perfettamente integrato con i conti bancari e le piattaforme di pagamento. Ciò consente una rapida riconciliazione delle transazioni al momento del pagamento e facilita il monitoraggio delle entrate e delle uscite. Le integrazioni con i fornitori di servizi di pagamento forniscono una panoramica in tempo reale delle transazioni finanziarie.
  6. Preparazione di rapporti finanziari e altre analisi:
    I dati contabili digitali servono come base per la creazione di rapporti finanziari. Le aziende possono facilmente scaricare informazioni aggiornate e generare report personalizzati. Ciò supporta il management nel prendere decisioni informate e facilita la conformità ai requisiti legali nella preparazione dei rapporti per l'ufficio delle imposte.
  7. Conformità fiscale:
    I sistemi di contabilità digitale aiutano a rispettare le normative fiscali. Calcolano gli obblighi fiscali con la semplice pressione di un tasto e creano report significativi a fini fiscali. La possibilità di ricercare rapidamente documenti scansionati in formato elettronico e altri dati facilita inoltre le verifiche fiscali.
  8. Backup e archiviazione:
    Il backup e l'archiviazione dei dati contabili digitali sono fondamentali per la contabilità in partita doppia. È importante rispettare tutti i criteri dei Generally Accepted Accounting Principles (Gobd) tedeschi e garantire i periodi di conservazione. I backup regolari proteggono dalla perdita di dati, mentre l'archiviazione assicura la conformità agli obblighi di conservazione. Le soluzioni basate sul cloud offrono un'opzione di archiviazione sicura e accessibile.
  9. Monitoraggio e analisi:
    Il monitoraggio dei dati finanziari in tempo reale consente alle aziende di comprendere con precisione la propria situazione finanziaria. Le analisi possono essere utilizzate per identificare le tendenze e creare previsioni. Questi approfondimenti sono preziosi per la pianificazione strategica e la gestione dei rischi aziendali.
  10. Audit e test:
    I sistemi contabili digitali facilitano gli audit esterni e le revisioni interne. L'accesso ai documenti digitali è più efficace, il che accelera i processi di revisione. La tracciabilità delle modifiche garantisce l'integrità dei dati finanziari e contribuisce alla conformità.

Storie di successo di piccole aziende

L'integrazione delle applicazioni basate sul cloud con l'intelligenza artificiale offre molti vantaggi:

Maggiore efficienza e risparmio di tempo:

Molti imprenditori hanno ottenuto notevoli guadagni di efficienza grazie alla digitalizzazione. L'automazione di attività ricorrenti ha portato a un significativo risparmio di tempo. Gli esempi dimostrano che la riduzione degli errori manuali ha migliorato l'accuratezza dei dati finanziari, portando a decisioni più informate e a uno sviluppo aziendale sostenibile.

Trasparenza e miglioramento della cooperazione: tutto in ordine?

Le aziende di successo sottolineano la maggiore trasparenza. La possibilità di condividere e analizzare i dati finanziari in tempo reale favorisce una migliore collaborazione all'interno del team e con gli stakeholder esterni. Questo aiuta a reagire in modo indipendente e rapido ai cambiamenti e a prendere decisioni aziendali strategiche basate su informazioni solide.

Scalabilità e crescita:

Le aziende che hanno implementato con successo questo sistema spesso riferiscono di una migliore scalabilità. La flessibilità dei sistemi digitali consente di tenere il passo con la crescita dell'azienda senza perdere efficienza. Queste storie di successo sottolineano il ruolo della contabilità digitale nel promuovere una crescita sostenibile.

Sfide e soluzioni

Resistenza al cambiamento:

Una delle sfide principali quando si introduce la contabilità digitale è la potenziale resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti. Le aziende dovrebbero concentrarsi su una comunicazione aperta, affrontando i timori ed evidenziando i chiari miglioramenti derivanti dalla digitalizzazione. La formazione e il supporto possono aiutare a facilitare la transizione.

Problemi di sicurezza per la contabilità in partita doppia?

Con l'aumento dei dati digitali, aumentano anche i problemi di sicurezza. Le aziende devono implementare solide misure di sicurezza, come la crittografia e i controlli di accesso. I dipendenti devono essere formati per gestire consapevolmente i dati sensibili. Politiche di sicurezza trasparenti e controlli regolari sono fondamentali.

Sfide tecniche?

Possono verificarsi problemi tecnici, come incompatibilità di software o guasti di sistema. Un buon supporto da parte dei fornitori di software e processi di escalation chiari sono fondamentali. Le aziende devono inoltre prestare attenzione agli aggiornamenti regolari per garantire che il software sia conforme agli standard attuali.

Sviluppi e tendenze future

 

L'intelligenza artificiale (AI) nella contabilità:

L'integrazione dell'intelligenza artificiale nel software di contabilità è una tendenza in crescita. L'IA è in grado di svolgere compiti ripetitivi, riconoscere modelli e fare previsioni fondate. Gli sviluppi futuri potrebbero aumentare ulteriormente l'efficienza e aiutare le aziende a prendere decisioni basate sui dati.

Tecnologia blockchain:

La blockchain è sempre più considerata un metodo trasparente e sicuro per la contabilità. Le future soluzioni software potrebbero utilizzare la tecnologia blockchain per massimizzare la trasparenza, l'integrità e la sicurezza dei dati finanziari.

Integrazione con le altre unità aziendali, i partner commerciali e il consulente fiscale:

Lo sviluppo futuro della contabilità digitale si concentrerà sempre più sulla perfetta integrazione con altre aree aziendali. Le aziende potrebbero beneficiare di piattaforme integrate che collegano contabilità, vendite, marketing e altro ancora per consentire una gestione aziendale olistica.

Consigli per la contabilità digitale | Valutare vantaggi e svantaggi

3 consigli di base per tutti gli switcher | Vantaggi per la vostra azienda

  1. Formazione approfondita dei dipendenti
  2. Strategia sicura di migrazione e backup dei dati
  3. Aggiornamenti e personalizzazioni regolari

Studio di caso

Nel caso di studio di una società di consulenza fiscale che ha affrontato questo processo, vengono citati i 3 principali errori commessi durante l'implementazione:



3 errori fatali nella digitalizzazione con DATEV - Intervista al Prof. Dr. Christoph Juhn

3 errori fatali nella digitalizzazione con DATEV - Intervista al Prof. Dr. Christoph Juhn


Conclusione | Digitalizzazione della contabilità

È giunto il momento di affrontare il problema. Non rimandate a domani, ma preferibilmente a ieri. Le aziende che non salgono su questo carro perderanno nel medio termine.

È importante essere consapevoli delle opportunità e dei possibili rischi e coinvolgere tutte le parti interessate in questo processo.

Ultima frase a titolo personale. Se volete imparare le basi della contabilità da zero e padroneggiare l'implementazione digitale nella pratica, vi raccomando di dare un'occhiata al nostro Corsiche Pacchettiuna visita alla guida all'acquisto (pulsante rosso in alto a destra) o una rapida chiacchierata con il nostro chat bot Mojo (in basso a destra), che è un simpatico omino, non perde mai una risposta e parla molte lingue.

 

Ralf Hundertmark
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