+49 (30) 120 899 27Учебная платформа

Важность цифровой бухгалтерии для малого бизнеса | Цифровая бухгалтерия сегодня

Оглавление

Введение в цифровизацию бухгалтерского учета

Исторический контекст:

Внедрение цифровых систем бухгалтерского учета знаменует собой решающий шаг в эволюции корпоративного управления. На смену исторически сложившимся ручным процессам приходят современные технологии. Это изменение позволяет, в частности, малым и средним компаниям более успешно организовать свои учетные процессы и лучше адаптироваться к требованиям цифровой эпохи.

Этот процесс начался в 1980-х годах с появлением компьютеров и электронной обработки данных, который в последующие десятилетия развивался в геометрической прогрессии и которого сегодня никто не может избежать.

Технический прогресс:

Стремительное развитие программных решений и облачных технологий привело к цифровизации бухгалтерского учета. Теперь предприниматели имеют доступ к удобным инструментам, которые позволяют им безопасно управлять финансовыми данными. Этот технологический прогресс открывает путь к более точному, прозрачному и быстрому учету.

Эффективность и конкурентное преимущество | Облачные вычисления:

Автоматизация повторяющихся задач, таких как обработка документов, повышает эффективность. Компании, которые используют эти преимущества, могут сосредоточиться на стратегических аспектах бизнеса. Это дает им конкурентное преимущество, которое достигается за счет оптимального использования цифровых инструментов учета.

Решающие преимущества:

  1. Доступ из любого места:
    Облачные бухгалтерские решения позволяют получить доступ к финансовым данным из любой точки мира при наличии подключения к Интернету. Это облегчает совместную работу, поскольку члены команды или налоговые консультанты могут получить доступ к актуальной бухгалтерской информации независимо от своего местонахождения. Мобильность способствует гибкости и эффективности рабочего процесса.
  2. Автоматические обновления и масштабируемость:
    Облачные платформы предлагают запрограммированные обновления программного обеспечения без необходимости ручного вмешательства пользователей. Это гарантирует, что компании всегда будут использовать новейшие функции и исправления безопасности. Кроме того, масштабируемость облачных решений позволяет легко адаптироваться к росту компании без необходимости приобретения дополнительного оборудования или программного обеспечения.
  3. Целостность и безопасность данных:
    Поставщики облачных услуг придают большое значение целостности и безопасности данных. Данные хранятся в высоконадежных центрах обработки данных и защищены технологиями шифрования. Регулярные проверки безопасности и резервное копирование сводят к минимуму риск потери данных. Облачные решения часто обеспечивают большую безопасность данных по сравнению с локальными системами, поскольку они могут использовать знания экспертов и специализированную инфраструктуру.

Преимущества цифровой бухгалтерии для вашей компании

Экономьте время и деньги с помощью цифровой бухгалтерии:

Цифровизация позволяет компаниям экономить значительное количество времени и денег. Автоматизация бухгалтерских процессов позволяет сократить количество ручных операций, что ведет к повышению эффективности. Это, в свою очередь, ведет к снижению затрат и позволяет использовать ресурсы более целенаправленно. Взаимодействие с налоговым консультантом или отделом расчета заработной платы также может быть полностью автоматизировано.

Время!

Доступ к данным всех поступлений и документов (входящие и исходящие счета, кассовая книга, банковские документы, выписки по кредитным картам и т. д.) происходит за доли секунды, что позволяет значительно экономить время.

Конечно, сложно назвать точные цифры экономии средств и времени при внедрении цифрового учета, поскольку это во многом зависит от размера компании, типа бухгалтерского программного обеспечения, индивидуальных требований и степени автоматизации. Однако существуют общие тенденции и оценки:

  • Более быстрый сбор данных: 
    Автоматизация процессов ввода данных значительно ускоряет бухгалтерский процесс по сравнению с ручным вводом данных.
  • Более эффективная отчетность: 
    Благодаря цифровым бухгалтерским системам финансовые отчеты и анализы формируются быстрее и точнее. Пользователи могут вызывать актуальные отчеты одним нажатием кнопки.
  • Ускоренная настройка: 
    Автоматизированная сверка банковских операций позволяет быстрее и точнее выверять транзакции, сокращая время на ручную сверку.

Экономия средств:

  • Сокращение расходов на персонал: 
    Автоматизация повторяющихся задач позволяет значительно сократить расходы на персонал, связанный с вводом данных и ручным учетом.
  • Более низкий уровень ошибок:
    Процессы оцифровки сводят к минимуму человеческие ошибки, которые могут привести к ошибкам в проводках и отчетности. Это позволяет сократить потенциальные расходы из-за неправильных бухгалтерских или налоговых ошибок.
  • Снижение расходов на бумагу и печать / отсутствие архивов: 
    Оцифровка сокращает потребность в физических документах и печатных материалах, что приводит к экономии средств на канцелярских принадлежностях.

Здесь Ссылка на эту тему.

Анализ и принятие решений в финансовом секторе в режиме реального времени:

Цифровые бухгалтерские системы позволяют анализировать финансовые данные в режиме реального времени. Это позволяет компаниям принимать обоснованные решения на основе самой свежей информации. Способность принимать быстрые и точные решения повышает оперативность и быстроту реакции в динамичной бизнес-среде.

Обработка данных в режиме реального времени

Обработка данных в режиме реального времени имеет решающее значение для финансового сектора. Постоянно анализируя рыночные данные, транзакции и другую необходимую информацию в режиме реального времени, финансовые учреждения могут быстро реагировать на изменения. Это позволяет точно оценивать риски и возможности, поскольку лица, принимающие решения, могут самостоятельно работать с актуальными данными и быстро принимать обоснованные решения.

Автоматические торговые алгоритмы:

Анализ в реальном времени в финансовом секторе позволяет внедрять автоматизированные торговые алгоритмы. Эти алгоритмы используют передовые методы анализа для распознавания паттернов и тенденций в режиме реального времени и автоматического принятия торговых решений на их основе. Это не только оптимизирует эффективность, но и минимизирует человеческий фактор. Скорость работы таких алгоритмов имеет решающее значение для реагирования на краткосрочные колебания рынка и получения конкурентного преимущества.

Управление рисками в режиме реального времени:

В финансовом секторе распознавание и управление рисками на ранней стадии имеет первостепенное значение. Анализ в режиме реального времени позволяет финансовым учреждениям постоянно отслеживать и оценивать риски в своих портфелях. Это позволяет заблаговременно выявлять потенциальные опасности, что в свою очередь приводит к быстрой корректировке состава портфеля. Таким образом, управление рисками в режиме реального времени помогает минимизировать финансовые потери и обеспечить стабильность портфеля.

Безопасность данных и целостность безбумажной бухгалтерии:

Оцифровка повышает безопасность и целостность финансовых данных. Использование передовых технологий шифрования и контроля доступа обеспечивает конфиденциальность конфиденциальной информации. Это защищает небольшие компании от потери данных, неправомерного использования и других рисков безопасности.

Варианты программного обеспечения и критерии выбора | Бухгалтерское программное обеспечение

Разнообразие программных решений / бухгалтерских программ:

Разнообразие цифровых бухгалтерских решений предлагает малым и средним компаниям широкий выбор. Облачные платформы, интегрированные системы и специализированное программное обеспечение отвечают различным требованиям. Компании должны проанализировать свои конкретные потребности, чтобы выбрать наиболее подходящее программное обеспечение для своего бизнеса. При этом они постоянно придерживаются принципов правильного ведения бухгалтерского учета с двойной записью

Оцифруйте бухгалтерский учет в вашей практике - это экономит время и деньги!

Сценарии некоторых избранных программ для малых и средних предприятий

1 DATEV:

DATEV является ведущим бухгалтерским программным обеспечением в Германии и специально адаптирована к потребностям налоговых консультантов и их клиентов. Платформа обеспечивает цифровое сотрудничество между компаниями и налоговыми консультантами, делает бухгалтерские процессы независимыми и предлагает множество функций для финансового планирования и повышения прозрачности.

С помощью программного модуля "Datev Unternehmen Online" компании могут передавать налоговому консультанту записи и документы в электронном виде, а не на бумаге в рамках подготовительного бухгалтерского учета.

Это экономит массу времени и помогает сократить расходы.

В следующем видеоролике описывается возможная процедура:



Цифровая проводка документов с помощью DATEV Mittelstand

Цифровая проводка документов с помощью DATEV Mittelstand


2-я повестка дня

Повестка дня обеспечивает четкую платформу для ввода данных. Пользователи вводят свои финансовые данные, включая счета и квитанции, непосредственно в программное обеспечение. Для повышения точности можно использовать некоторые функции распознавания данных, такие как суммы и номера счетов.

Программное обеспечение позволяет эффективно классифицировать и распределять зарегистрированные данные по счетам. Компании могут задавать предопределенные правила для автоматического отнесения определенных операций на нужные счета. Это позволяет свести к минимуму ручное вмешательство и обеспечить последовательность учета.

Agenda поддерживает электронную сверку банковских операций. Банковские операции сравниваются с данными бухгалтерского учета, что позволяет быстро выявлять и исправлять различия. Это способствует повышению точности финансовых данных и экономит время при ручной сверке.

3. Lexware:

Lexware предлагает различные бухгалтерские продукты для малых и средних предприятий (МСП). Благодаря удобным интерфейсам Lexware упрощает ведение цифровой бухгалтерии, а также предлагает решения для расчета заработной платы, обработки заказов и других задач управления бизнесом.

4. QuickBooks:

QuickBooksразработанная компанией Intuit, - это популярное бухгалтерское программное обеспечение, которое особенно подходит для малых и средних предприятий. Платформа позволяет автоматизировать бухгалтерские процессы, включая выставление счетов, отслеживание расходов и составление финансовой отчетности. Интеграция с облаком обеспечивает доступ к ней из любой точки мира.

5. Sage 50cloud:

Sage 50cloudранее называвшаяся Sage 50, - это комплексное бухгалтерское программное обеспечение для малого и среднего бизнеса. Облачная версия предлагает доступ с различных устройств, самостоятельную сверку банковских счетов и выставление счетов-фактур, а также функции управления запасами и финансового анализа.

Удобство использования и обучение:

Критерии выбора должны подчеркивать удобство использования программного обеспечения. Интуитивные интерфейсы и понятные функции облегчают интеграцию в повседневную рабочую жизнь. Всестороннее обучение сотрудников имеет решающее значение для того, чтобы команда могла эффективно использовать программное обеспечение и извлекать из него максимальную пользу.

Интеграция и масштабируемость:

Важное значение имеет плавная интеграция цифрового учета в существующие бизнес-процессы. Компании должны убедиться, что выбранное ими программное обеспечение является масштабируемым и способно адаптироваться к растущим требованиям. Возможность интеграции с другими бизнес-приложениями повышает общую эффективность и согласованность данных.

Внедрение и обучение сотрудников очень важны

Структурированный план внедрения | соответствие требованиям Gobd | срок хранения:

Успешное внедрение цифровых стратегий требует структурированного плана реализации. Компании должны определить четкие шаги для обеспечения плавного перехода. Это включает в себя миграцию данных, настройку программного обеспечения и определение изменений в процессах. Хорошо продуманный план внедрения сводит к минимуму перебои в работе и обеспечивает плавный переход.

Комплексное обучение:

Обучение сотрудников - это Ключевой фактор успеха. Компании должны убедиться, что их сотрудники понимают функциональные возможности нового программного обеспечения и могут эффективно его использовать. Обучение может проводиться как в режиме онлайн, так и на месте и должно соответствовать потребностям сотрудников. Постоянное обучение гарантирует, что команда всегда будет знакома с новейшими функциями и лучшими практиками.

Если сотрудники не участвуют во внедрении цифровизации учета и не проходят комплексное обучение, вы проиграли!

Разумеется, это постоянный процесс, в который должны быть вовлечены все новые коллеги.

Обратная связь и настройка | Рабочие процессы | Бухгалтерский учет на практике:

Во время внедрения важно обеспечить открытый канал связи для обратной связи. Отзывы сотрудников могут быть использованы для внесения корректировок и обеспечения соответствия программного обеспечения потребностям организации. Такой итеративный процесс способствует формированию у сотрудников позитивного отношения к цифровизации на рабочем месте.

Возможная процедура может выглядеть следующим образом:

  1. Подготовка данных:
    Процесс цифровой бухгалтерии начинается с тщательной подготовки финансовых данных. Это включает в себя сбор квитанций, счетов-фактур и других соответствующих документов. Автоматизацию можно начать уже на этом этапе, используя инструменты распознавания документов для извлечения информации из бумажных документов.
  2. Оцифровка и запись:
    Физические квитанции переводятся в цифровой формат. Компании используют сканеры или мобильные приложения для оцифровки счетов-фактур и квитанций. Полученные данные затем загружаются в бухгалтерское программное обеспечение. Здесь сочетание оптического распознавания символов (OCR) и ручной проверки позволяет обеспечить точность. Именно здесь происходит переход от традиционного хранения документов в папках к безбумажному учету.
  3.  Автоматизированный сбор данных:
    Современное бухгалтерское программное обеспечение оптимизирует многие задачи по сбору данных. Системы с поддержкой искусственного интеллекта могут классифицировать операции, распределять суммы и формировать проводки. Это сводит к минимуму человеческие ошибки и повышает эффективность. Регулярные обновления программного обеспечения позволяют использовать более продвинутые функции самостоятельной работы.
  4. Классификация и категоризация:
    Данные, записанные в цифровом виде, автоматически классифицируются и распределяются по категориям. Программное обеспечение распределяет операции по нужным счетам и тем самым обеспечивает правильную проводку. Компании могут задавать предопределенные правила, чтобы адаптировать процесс автоматизации к своим конкретным потребностям.
  5. Интеграция с банковскими счетами и платежными платформами:
    Бухгалтерское программное обеспечение может быть легко интегрировано с банковскими счетами и платежными платформами. Это позволяет быстро выверять транзакции после оплаты и облегчает контроль доходов и расходов. Интеграция с поставщиками платежных услуг обеспечивает обзор финансовых операций в режиме реального времени.
  6. Подготовка финансовых отчетов и других аналитических материалов:
    Цифровые бухгалтерские данные служат основой для создания финансовых отчетов. Компании могут легко загружать актуальную информацию и создавать индивидуальные отчеты. Это помогает руководству принимать обоснованные решения и способствует соблюдению требований законодательства при подготовке отчетов для налоговой инспекции.
  7. Соблюдение налогового законодательства:
    Цифровые бухгалтерские системы помогут вам соблюдать налоговое законодательство. Они рассчитывают налоговые обязательства одним нажатием кнопки и создают содержательные отчеты для целей налогообложения. Возможность быстрого поиска по отсканированным документам в электронном виде и другим данным также облегчает проведение налоговых проверок.
  8. Резервное копирование и архивирование:
    Резервное копирование и архивирование цифровых бухгалтерских данных имеет решающее значение для ведения бухгалтерского учета по методу двойной записи. Важно соблюдать все критерии Общепринятых принципов бухгалтерского учета Германии (Gobd), а также гарантировать сроки хранения. Регулярное резервное копирование защищает от потери данных, а архивирование обеспечивает соблюдение обязательств по хранению. Облачные решения - это безопасный и доступный вариант хранения данных.
  9. Мониторинг и анализ:
    Мониторинг финансовых данных в режиме реального времени позволяет компаниям точно понимать свое финансовое положение. С помощью анализа можно выявлять тенденции и строить прогнозы. Эти данные ценны для стратегического планирования и управления бизнес-рисками.
  10. Аудиторские проверки и тестирование:
    Цифровые системы учета облегчают проведение внешних аудитов и внутренних проверок. Доступ к цифровым записям становится более успешным, что ускоряет процессы аудита. Прослеживаемость изменений обеспечивает целостность финансовых данных и способствует соблюдению нормативных требований.

Истории успеха небольших компаний

Интеграция облачных приложений с использованием искусственного интеллекта дает множество преимуществ:

Повышение эффективности и экономия времени:

Многие предприниматели добились впечатляющего повышения эффективности благодаря цифровизации. Автоматизация повторяющихся задач привела к значительной экономии времени. Примеры показывают, что благодаря сокращению количества ошибок, допускаемых вручную, повысилась точность финансовых данных, что привело к принятию более обоснованных решений и устойчивому развитию бизнеса.

Прозрачность и улучшенное сотрудничество | Все в порядке?

Успешные компании подчеркивают повышение прозрачности. Возможность обмениваться финансовыми данными и анализировать их в режиме реального времени способствует улучшению взаимодействия внутри коллектива и с внешними заинтересованными сторонами. Это помогает независимо и быстро реагировать на изменения и принимать стратегические бизнес-решения на основе достоверной информации.

Масштабируемость и рост:

Компании, успешно внедрившие эту систему, часто отмечают улучшение масштабируемости. Гибкость цифровых систем позволяет идти в ногу с ростом компании без потери эффективности. Такие истории успеха подчеркивают роль цифрового учета в обеспечении устойчивого роста.

Проблемы и решения

Сопротивление переменам:

Одной из главных проблем при внедрении цифрового учета является потенциальное сопротивление изменениям со стороны сотрудников. Компаниям следует сосредоточиться на открытом общении, устранить страхи и подчеркнуть очевидные улучшения за счет цифровизации. Обучение и поддержка помогут облегчить переход.

Как обеспечить безопасность при ведении двойной бухгалтерии?

С увеличением объема цифровых данных растут и проблемы безопасности. Компаниям необходимо внедрять надежные меры безопасности, такие как шифрование и контроль доступа. Сотрудники должны быть обучены осознанному обращению с конфиденциальными данными. Очень важны прозрачные политики безопасности и регулярные аудиты.

Технические проблемы?

Могут возникнуть технические проблемы, такие как несовместимость программного обеспечения или системные сбои. В этом случае крайне важна хорошая поддержка со стороны поставщиков программного обеспечения и четкие процессы эскалации. Компании также должны уделять внимание регулярному обновлению программного обеспечения, чтобы оно соответствовало современным стандартам.

Будущие события и тенденции

 

Искусственный интеллект (ИИ) в бухгалтерском учете:

Интеграция искусственного интеллекта в бухгалтерское программное обеспечение - это быстро развивающаяся тенденция. ИИ может полностью взять на себя выполнение повторяющихся задач, распознавать закономерности и делать обоснованные прогнозы. Будущие разработки могут еще больше повысить эффективность и помочь компаниям принимать решения на основе данных.

Технология блокчейн:

Блокчейн все чаще рассматривается как прозрачный и безопасный метод учета. Будущие программные решения могут использовать технологию блокчейн для обеспечения максимальной прозрачности, целостности и безопасности финансовых данных.

Интеграция с другими подразделениями, бизнес-партнерами, налоговым консультантом:

В будущем развитие цифровой бухгалтерии будет все больше ориентироваться на бесшовную интеграцию с другими сферами бизнеса. Компании смогут извлечь выгоду из интегрированных платформ, которые соединяют бухгалтерский учет, продажи, маркетинг и многое другое для обеспечения целостного управления бизнесом.

Советы по цифровой бухгалтерии | Взвесьте преимущества и недостатки

3 основных совета для всех переключившихся | Преимущества для вашей компании

  1. Тщательное обучение сотрудников
  2. Безопасная миграция данных и стратегия резервного копирования
  3. Регулярные обновления и настройки

Тематическое исследование

В примере одной из налоговых консультационных фирм, прошедшей через этот процесс, названы 3 самые большие ошибки, допущенные при внедрении:



3 фатальные ошибки при цифровизации с DATEV - Интервью с профессором Кристофом Юном

3 фатальные ошибки при цифровизации с DATEV - Интервью с профессором Кристофом Юном


Заключение | Оцифровка бухгалтерского учета

Настало время заняться этим вопросом. Не откладывайте это на завтра, а лучше всего - на вчера. Компании, которые не вступят на этот путь, проиграют в среднесрочной перспективе.

Важно осознавать возможности и возможные риски и вовлекать в этот процесс все заинтересованные стороны.

Последнее предложение от себя лично. Если вы хотите изучить основы бухгалтерского учета с нуля и освоить внедрение цифровых технологий на практике, рекомендую ознакомиться с нашими Курсыкоторый ПакетыЗагляните в руководство по покупке (красная кнопка в правом верхнем углу) или пообщайтесь с нашим чат-ботом Mojo (правый нижний угол) - забавным пареньком, который никогда не теряется в догадках и говорит на многих языках.

 

Ральф Хундертмарк
К курсам
Живой чат
Здравствуйте, я чат-бот Mojo. Чем я могу быть полезен?